Wat je aandacht geeft, groeit: mooie resultaten met continu verbeteren bij Watson-Marlow Bredel

Eén van die productievestigingen is Watson-Marlow Bredel in Delden. Zij worden door Symbol begeleid in het proces naar continu verbeteren. En met succes.

QESH & Lean Manager Arjan Oltwater vertelt: “Binnen WMFTG kennen we het continu verbeterprogramma onder de naam Global Excellence for Manufacturing (GEM). Vanuit deze eigen interne verbetermethodiek zijn de verwachtingen op het gebied van continu verbeteren door het hoofdkantoor uitgeschreven, maar verder is het aan iedere vestiging voor zich om dit in te vullen. De laatste paar jaar hebben wij ons in Delden vooral gefocust op het verhogen van de veiligheid op de werkvloer en het verbeteren van de veiligheidscultuur. Daardoor is GEM een beetje ondergeschoven. Verschillende initiatieven en KPI’s vanuit het hoofdkantoor dwongen ons echter om GEM weer hoog op de agenda te zetten, en zelf willen we qua continu verbeteren ook groeien in volwassenheid. Daarom hebben we in 2020 Symbol aangesloten. Met externe hulp gaan sommige dingen nét even sneller en is er nét wat meer commitment. En we kennen allemaal het gezegde: alles wat je aandacht geeft, groeit.”

Van CIMM-assessment tot Hoshin Kanri-sessies

Vanuit Symbol is consultant Arnold Verhagen naar voren geschoven om het traject bij Watson-Marlow Bredel te begeleiden. “Als eerste is er een CIMM-assessment uitgevoerd, om te onderzoeken waar de organisatie op dat moment stond. Ook heb ik voor het MT Hoshin Kanri-sessies georganiseerd, om te kijken naar de doelen vanuit het hoofdkantoor en de doelen voor de eigen fabriek in Delden én naar wat ervoor nodig is om die te halen. Zo is vanuit het MT al een eerste lijst met verbeterprojecten ontstaan. Om een voorbeeld te geven: voorheen werd er geproduceerd wat er uit de catalogus werd verkocht, maar tegenwoordig moeten ze steeds vaker meedenken in de beste oplossing voor de klant. Ze hebben nu dus ook een adviserende rol en zijn steeds meer een schakel in het gehele verkoopproces. Daar moesten de interne processen nog op ingericht worden.”

Lean-trainingen voor het hele bedrijf

“Na de Hoshin Kanri-sessies met het MT hebben alle mensen in de organisatie een Lean-training van mij gevolgd”, vertelt Arnold verder. “In die trainingen heb ik hen een toolkit aangereikt met onder meer 5S, Kaizen en de stand-up, waarbij alle tools zijn uitgelegd aan de hand van T-shirts. 5S is bijvoorbeeld geschikt voor het netjes opruimen van die T-shirts, terwijl Kaizen goed is voor het oplossen van problemen die ontstaan bij het opvouwen. Vervolgens is natuurlijk de vertaalslag gemaakt naar de praktijk. We hebben de trainingen georganiseerd per afdeling, waarbij zowel mensen van de werkvloer als leidinggevenden en het MT aanwezig waren. Bewust, want zo konden ze met elkaar het gesprek aangaan over thema’s waar ze op dat moment tegenaan liepen binnen de eigen afdeling. Iedere afdeling heeft vervolgens samen een lijst met verbeterprojecten gemaakt: kleine projecten op medewerkerniveau, maar ook verbeteringen in dagelijkse werkprocessen. Vervolgens hebben we geprobeerd om gelaagdheid aan te brengen in wat écht belangrijk is en kregen de afdelingen de opdracht om een eerste verbeterproject te kiezen. De verkoopafdeling heeft bijvoorbeeld een database gebouwd, zodat ze niet meer steeds opnieuw informatie hoeven te verzamelen. En de verspaningsafdeling heeft met behulp van 5S de ruimte om de machines opgeruimd.”

“Geen tijd hebben is geen excuus meer”

Tijdens de trainingen was er gezonde weerstand, zo vertelt Arnold. “Veel mensen gaven namelijk aan: “We komen nu dan wel met een lijst met verbeteropties, maar krijgen we ook daadwerkelijk de tijd en de ruimte om daarmee aan de slag te gaan? En hoe gaat dit dan en hoe moeten we dit aanpakken?” Aansluitend aan de serie Lean-trainingen heb ik daarom nog een extra training verzorgd voor het MT en het middenkader, om hen handvatten mee te geven over hoe zij als opdrachtgever van verbeterprojecten kunnen optreden. Zij moeten er immers de tijd en ruimte voor vrijmaken, en er als begeleider langs de zijlijn op toezien dat mensen die tijd en ruimte ook benutten.” Arjan vult aan: “Als leidinggevenden moeten we onszelf in de spiegel kijken: hoe kunnen we mensen zó faciliteren dat ze wél tijd vrijmaken voor verbeterprojecten? Dat werkt: er worden mooie projecten opgepakt. Geen tijd hebben is geen excuus meer.”

Sparren tijdens terugkomdagen

Inmiddels zit de samenwerking tussen Watson-Marlow Bredel en Symbol in de volgende fase. “Ongeveer tegelijk met het CIMM-assessment hebben een collega en ikzelf bij Symbol de Black Belt-training gevolgd. Als Black Belt’ers begeleiden wij nu de verbeterprojecten die de verschillende afdelingen initiëren. Eens in de paar weken staat er een terugkomdag met Arnold in de agenda. We bespreken met hem dan welke verbeterprojecten op dit moment lopen, en wat daarbij de resultaten en uitdagingen zijn”, vertelt Arjan. “Die terugkomdagen zijn voor ons een stok achter de deur – precies waarom we destijds ook hebben gekozen voor een externe partner. Mensen willen namelijk niet met lege handen staan als Arnold bij ons is, en dus pakken ze vanzelf dingen op. Zo wordt het continu verbeteren steeds meer een routine. Dat moet ook, want we willen toe naar een situatie waarin op élk moment op élke afdeling een verbeterproject loopt. Het balletje moet blijven rollen.”

Doorgroeien naar het hoogste niveau

Deze aanpak legt Watson-Marlow Bredel zeker geen windeieren. In 2021 heeft de vestiging maar liefst € 78.000,- aan kostenbesparingen gerealiseerd en daarbovenop nog eens 200 manuren bespaard. “Ook hebben we projecten gedaan die niet meteen besparingen hebben opgeleverd, maar wel resultaten op het gebied van efficiency, veiligheid en werkplezier – en die zijn net zo belangrijk.” Het volgende doel heeft Arjan al voor ogen: “Binnen GEM kennen we het maturity model dat het niveau van GEM-volwassenheid bepaalt. Het model kent vier niveaus en momenteel zitten wij op niveau drie. Nog voor het einde van dit jaar willen wij bij het hoofdkantoor de audit aanvragen waarmee we naar het hoogste niveau kunnen groeien. De eerste stap hebben we gezet: onder begeleiding van Symbol is het uitvoeren van verbeterprojecten steeds meer een gemeengoed aan het worden. Om het hoogste GEM-niveau te kunnen behalen, moeten we ons nu nog meer focussen op het juist gebruiken van tools tijdens die projecten. En gelukkig hebben we Arnold om ons daarbij te helpen.”