Team IZB van GGD Gelderland-Zuid werkt efficiënter, met hulp van Symbol

Meer lezen?

Symbol heeft ruime ervaring met verbetertrajecten in de zorg. Lees hier andere verhalen van onze relaties in de zorg. Wil je eens van gedachten wisselen over mogelijkheden binnen jouw organisatie? Dan maken we graag een afspraak met je.. Bel ons via 053 – 20 30 240 of laat je gegevens achter via onderstaand formulier. We nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op!

De Munter: “Een vraag die Giovanna en ik ons regelmatig stellen: zijn er nog verbeterpunten, dingen die niet goed gaan? We kregen nooit klachten van patiënten, maar we konden natuurlijk altijd kijken of we efficiënter zouden kunnen werken. Hebben we op onze afdeling de neiging om (te) veel acties op te pakken? Hoe ver ga je in de zorg, ligt de verantwoordelijk in een bepaalde casus bij de GGD of bij een andere zorgverlener? Giovanna had al ervaring met Lean, en stelde voor om daar mee aan de slag te gaan. Samen met Symbol, uiteraard.”

Verhouding tussen kwaliteit leveren en efficiënt werken

“We hebben een mooi team dat goed samenwerkt, dat oog voor elkaar heeft en waarbij kwaliteit hoog in het vaandel staat. Er gaat dus heel veel goed, maar we wilden graag eens echt kritisch naar onze processen kijken. Daar kunnen we mogelijk winst behalen”, vertelt Van IJzendoorn. “We wilden zeker niet ten koste van onze kwaliteit met Lean aan de gang gaan, maar wilden wél kijken of de verhouding tussen kwaliteit leveren en efficiënt werken goed was. Er heerste bijvoorbeeld een overlegcultuur, maar is die cultuur ooit ontstaan uit noodzaak en moeten we dus zoveel blijven overleggen? Of is het een gewoonte geworden, iets wat we kunnen veranderen?” De Munter voegt toe: “Medewerkers vroegen zich wel af: ‘verlies ik straks niet de lol en de drive in mijn werk?’ Maar door verspillingen en overbodige acties te elimineren kun je efficiënter werken mét behoud van kwaliteit en werkplezier. Je kunt dan namelijk meer tijd vrijmaken om aan andere taken te besteden.”

Verbeteringen vanuit het team

Van IJzendoorn wilde het hele team bij het traject betrekken. Vijftien medewerkers in totaal: artsen, verpleegkundigen, twee deskundigen infectiepreventie en de secretariële ondersteuning. “Ik heb van tevoren bewust geen verbeterpunten afgekaderd. Ik wilde dat de verbeteringen vanuit het team zouden komen, anders is het ‘de manager die ergens wat van vindt’. Het is zoveel waardevoller als teamleden zelf kritisch naar hun processen kijkt, zonder dat iemand van bovenaf bepaalt. Natuurlijk heeft onze Symbol-consultant, Daphne La Haye, hier bij ondersteund.” La Haye heeft het hele team eerst een korte introductie gegeven in de wereld van Lean. Daarna zijn in teamverband de belangrijkste processen onder de loep genomen, bijvoorbeeld het proces rondom nieuwe meldingen. Van IJzendoorn: “Hoe komt een melding bij ons binnen, en bij wie? Is dat wel de juiste persoon? En hoe wordt de melding vervolgens uitgezet? Alle processen hebben we van begin tot eind in kaart gebracht. Sommige teamleden vonden dit startproces veel tijd kosten, maar het was waardevol en ook nodig om tot goede besluiten te komen. En door de vragen die Daphne tussendoor stelde, vormde langzaam maar zeker iedereen zijn of haar eigen mening over en visie op het proces.”

Taken en verantwoordelijkheden visueel inzichtelijk

“Natuurlijk heeft Daphne zich goed voorbereid op ons traject”, gaat De Munter verder, “maar doordat zij inhoudelijk nog niet alles van onze processen wist kon ze heel goed aangeven wat onduidelijk was en met ons bespreken of dit iets was wat verbeterd kon worden. Maar dat betekende niet dat haar wil wet was. Ik vond het heel mooi dat ze iedereen zijn of haar verhaal liet doen. Wat vind jij belangrijk in dit proces, en waarom? Hoe zit je werk in dit proces in elkaar? Wat pak jij op, en waarom? En moet jij dit doen, of kan het ook bij een ander worden neergelegd?” Van IJzendoorn voegt toe: “Door de sessies met Daphne is het veel duidelijker geworden hoe iedereen werkt, waarom dat zo is en welke taken en verantwoordelijkheden bij welke mensen liggen. Daphne heeft dit vervolgens visueel gemaakt door op een groot vel papier een zwembad (van bovenaf gezien) te tekenen, waarbij de banen in het zwembad de verschillende disciplines op onze afdeling waren. Alle taken en verantwoordelijkheden zijn met sticky notes en kleurtjes aan de juiste banen toegewezen. Daardoor ging het leven en konden we het goed teruggeven aan mensen die er die sessie niet bij konden zijn. Teamleden weten wat er van hen verwacht wordt en waar er overdracht of communicatie moet zijn.”

Alle neuzen dezelfde kant op

Een nieuwe manier van werken vraagt soms om een verandering in de huidige cultuur, en dat is altijd moeilijk. “Sommige medewerkers hadden een bepaalde verwachting van het traject; niet iedereen was even positief”, zegt Van IJzendoorn. “Voor iedere sessie met Daphne kon iedereen daarom met smileys aangeven hoe ze zich voelden – vrolijk, neutraal of licht beteuterd. Daar konden we in de sessies dan rekening mee houden, en het werd zeker ook besproken. Waarom had iemand voor een vrolijke, neutrale of beteuterde smiley gekozen? Kritisch naar je eigen werk kijken kan bijvoorbeeld heel bedreigend zijn – dat is door verschillende mensen in ons team ook uitgesproken. Maar als je wordt aangesproken op iets wat beter kan, gaat het om de inhoud – het is geen persoonlijke kritiek. Door dat keer op keer bespreekbaar te maken kregen we langzaam maar zeker alle neuzen dezelfde kant op. Tussen de sessies gebeurde er ook veel; ik heb regelmatig 1-op-1 contact met teamleden gehad over het proces. Deze aanpak (de sessies én de persoonlijke gesprekken) heeft uiteindelijk z’n vruchten afgeworpen.”

Mooie resultaten behaald

Het team van GGD Gelderland-Zuid heeft mooie resultaten behaald. De Munter: “Eén van de resultaten is dat nu duidelijk is welk overleg waar voor dient. Voorheen werd veel casuïstiek met iedereen gedeeld, dat is nu wat gestructureerder. Niet iedereen is meer bij alles betrokken. Er zijn ook andere afspraken gemaakt over onze overlegmomenten. En in een besluitenlijstje dat voor iedereen inzichtelijk is, zijn alle gemaakte afspraken vastgelegd. Over een half jaar evalueren we dit lijstje met het team. Werken deze afspraken nog voor ons, of moeten we het anders aanpakken?” Van IJzendoorn: “Ook onze werkkamer is sinds het traject met Symbol veranderd. Op een gegeven moment gaf Daphne aan dat het wel érg rommelig was. Sommige teamleden waren blij dat ze dat zei, anderen vonden dat wat ver gaan. Maar we hebben wel wat met Daphne’s opmerking gedaan. De kamer is opgeruimd en we zitten met minder mensen in één kantoorruimte. Daardoor werken we nu veel rustiger, met meer focus. Daar profiteert iedereen van.”