Symbol helpt GGD de vaccinatiesnelheid te verhogen

‘De vraag was of we een Lean-team konden formeren om de efficiency van de priklocaties in Nederland te verhogen’, vertelt directeur en oprichter van Symbol Dick Theisens.

Een maatschappelijke crisis van ongekende omvang. Het is niet overdreven om de coronapandemie op die manier te omschrijven. Het land ging op slot, de ziekenhuizen zaten overvol en meer dan anderhalf jaar na de eerste gevallen zijn de gevolgen nog steeds merkbaar. Verschillende coronavaccins zijn met spoed doorontwikkeld en kwamen binnen een jaar na aanvang van de pandemie beschikbaar. In 9 maanden tijd hebben de GGD-en het overgrote deel van de 23 miljoen prikken gezet. Een ongekende logistieke prestatie. Zo’n 85% van de 18+ bevolking heeft ondertussen een eerste prik gehaald. Op het hoogtepunt, in week 24, werden 250.000 prikken per dag gezet. Zoals gezegd, een ongekende logistieke prestatie. Dit artikel over de bijdrage die Symbol hierin leverde, geeft een inkijkje achter de schermen.

Het aantal toegediende vaccinaties in de tijd

Toewerken naar piekcapaciteit van 2 miljoen prikken per week

In het begin van het vaccinatieproces was de beschikbaarheid van vaccin de bottleneck. Maar het was ook duidelijk dat er op gegeven moment voldoende vaccin voorhanden zou zijn. ‘We waren naar een piekcapaciteit van de gevraagde twee miljoen prikken per week aan het toewerken’, vertelt Abe Deurloo, opdrachtgever namens GGD GHOR. ‘Het viel ons op dat er tussen de regio’s veel verschil was in hoe snel er werd geprikt.’ De brancheorganisatie besloot op zoek te gaan naar een partij die gespecialiseerd is in het optimaliseren van processen en het overdragen van kennis. ‘Een partij die ons kon helpen met het in kaart brengen van hoe de processen op dat moment liepen, die konden aangeven wat beter kon en die dat wijdverspreid konden overbrengen.’

Na een aanbestedingsprocedure is Symbol begin mei gevraagd een Lean-team te formeren, van vijf adviseurs, om de regio’s te ondersteunen in het verhogen van de prik-efficiency. Op dat moment was de vaccinatiecampagne dus al enkele maanden aan de gang en werden ongeveer 500.000 prikken per week gezet. Binnen enkele weken zouden dat er drie tot vier keer zo veel moeten worden.

Vaccineren tegen corona bij de GGD

Focus op de werkvloer

Theisens zelf nam de rol aan van Product Owner. “In die rol stond ik constant in contact met de opdrachtgever en vertaalde ik de eisen van uitdagingen van die dag naar activiteiten voor het Lean-team”. Elke ochtend begon met een centraal dagstart-overleg. In deze online meeting, waarin alle disciplines waaronder IT, HR, Logistiek, Medisch, Communicatie en het Call center, vertegenwoordigd waren, werd de stand van zaken besproken en werden de uitdagingen benoemd. Het Lean-team maakte onderdeel uit van het logistieke team, dat als belangrijkste uitdaging had om enerzijds te zorgen voor de beschikbaarheid van voldoende vaccins en anderzijds ervoor te zorgen dat deze vaccins in een steeds hoger tempo werden weggeprikt. De opdracht van het Lean-team was om de GGD-en te ondersteunen in procesoptimalisatie daar waar nodig zodat de vaccinatielocaties klaar zouden zijn voor de piek in juni.

De 25 regio’s hadden, in opdracht van GGD GHOR, zelf vaccinatielocaties gezocht en ingericht. De meeste locaties waren vóór mei al ontworpen of gerealiseerd. Het was dus niet mogelijk om nog tot een geheel andere inrichting over te gaan.

Een belangrijk Lean-principe dat het team toepaste, is om de aandacht te richten op de plek waar het gebeurt: de ‘Gemba’. Verbeteren en ondersteunen vindt niet plaats vanachter een bureau, maar op de werkvloer. “In onze aanpak hebben de ‘Gemba visits’ een centrale rol gehad”, aldus Theisens. “We hebben in 6 weken tijd 50 van de uiteindelijke 150 vaccinatielocaties bezocht.”

Jan Alexander Knol, Lead-consultant bij Symbol vervolgt: “Zo was ik ’s ochtends aanwezig bij een dagstart in Middelburg, daarna op locatie in Goes. Op andere dagen mocht ik meehelpen op de XL-locatie in de jaarbeurs in Utrecht. Het eerste wat je tijdens een locatiebezoek doet, is samen kijken naar ‘Natural Wayfinding’, oftewel organiseren dat bezoekers op een natuurlijke manier hun weg kunnen vinden, bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat er weinig blokkades zijn in zichtlijnen. Kleine verbeteringen hebben we ter plekke doorgevoerd, zoals het aanpassen van looplijnen, het aanbrengen van pijlen en het invoeren van Lean-technieken zoals Kanban-kaarten voor het afroepen van nieuwe vaccins.” Naast de aanpassingen ter plekke, werd een advies gegeven over verbeteringen die met relatief weinig moeite door de locaties zelf in een paar dagen konden worden uitgevoerd. “Denk daarbij aan het balanceren van werkzaamheden tussen de verschillende werkplekken, visualisaties, werkoverleggen, roosterplanning en het anders inrichten van een prikhokje”, aldus Knol. Ruimte voor hele grote en drastische aanpassingen was er overigens niet. De locaties waren al ingericht en er was ondertussen ook een constante stroom van bezoekers aanwezig. Elke dag een beetje beter.

Delen van kennis

Een belangrijk onderdeel van de aanpak van het Lean-team was om binnen de GGD-en zogenaamde proces-opties (‘Best Practices’) te delen tussen de verschillende vaccinatielocaties. Als een consultant van het Lean-team tijdens een locatiebezoek iets tegenkwam wat interessant was voor de andere locaties, werd dit uitgewerkt als procesoptie. Voorbeelden daarvan waren inventieve manieren om de doorstroom van bezoekers te bevorderen of Kanban-signalen om te voorkomen dat een prikker zonder vaccin zou komen zitten. In Lean-termen wordt dit ook wel een 1-puntsles genoemd. Dit is één A4-tje, met een foto en korte beschrijving. Wekelijks werden deze Best practices gepresenteerd in het overleg met de locatiehoofden.

“Begin mei lag het tempo op ongeveer 22 prikken per uur per prikstraat”, aldus Theisens. “In de week van 7 juni werden 1,4 miljoen prikken per week gezet en was op sommige locaties het priktempo opgelopen tot 50 per uur per priklijn”. Theisens vervolgt: “Wat opviel was de enorme betrokkenheid en enthousiasme die we op alle locaties tegenkwamen. Vele duizenden mensen zijn in korte tijd aangetrokken door de verschillende GGD-en om het vaccinatieproces uit te voeren. Iedereen voelde dat hij of zij een bijdrage leverde in het oplossen van de coronacrisis.

Namens GGD GHOR kijkt ook Deurloo met een positief gevoel terug op de samenwerking met Symbol. “Toen we dit traject begonnen, was er een groot verschil tussen de locaties. Sommige hadden het prima voor elkaar en hadden weinig tot geen ondersteuning nodig. Andere waren erg blij met de hulp die hen werd geboden door het Lean-team. Naast het verhogen van de vaccinatiesnelheid, hebben ze medewerkers ook enthousiast gemaakt en laten zien hoe je op korte termijn veranderingen teweeg kunt brengen. De ondersteuning van het Lean-team heeft een belangrijke bijdrage geleverd in de aantallen die we in juni hebben weggeprikt. Ik vond het mooi dat het een veelzijdig team was. Ze waren natuurlijk allemaal Black Belts, maar wel met allemaal verschillende achtergronden”, vervolgt Deurloo. “Ze communiceren prettig en veel initiatieven kwamen ook bij hen vandaan. En Dick is nog steeds beschikbaar om te sparren over onderwerpen. Dat is erg prettig.”

Ontwerp gebaseerd op ‘lessons learned’

Na de piek in week 24 liep de druk langzaam weer terug. In september heeft zo’n 85% van de Nederlanders boven de 18 jaar zijn eerste prik gehad en veel locaties zijn ondertussen afgeschaald of gesloten. Toch is het werk voor het GGD-kernteam nog niet voorbij. De 3^e prik vaccinaties zijn begonnen en de plannen worden gemaakt voor het geval er weer een massa-vaccinatie (zogenaamde boosters maar ook mogelijk andere dan Corona-vaccins) moet worden uitgevoerd. Aan het einde van het project hebben de adviseurs van Symbol een ontwerp voor de referentielocatie uitgewerkt, gebaseerd op alle lessons learned van de afgelopen campagne. Dit ontwerp zal worden gebruikt voor het geval er weer massaal gevaccineerd moet worden. We hopen dat als het weer noodzakelijk is de GGD-en de logistiek en overall aanpak wederom een paar niveaus hoger kunnen leggen.

Meer weten?

Wil je meer informatie over de projectaanpak van Symbol? Neem dan contact met ons op via 053 – 20 30 240 of via onderstaand formulier. Wil je jezelf bekwamen in het optimaliseren van processen? Bekijk dan eens onze Lean Green Belt en Lean Black Belt trainingen!