Projectteam Atlant aan de slag met Symbol om verder te professionaliseren

“Onze Symbol-consultant, Paulien Nienhuis, adviseerde ons om ook het MT, als opdrachtgever van het team, bij het traject te betrekken. We hebben dus een stapje terug gedaan en hebben eerst een sessie met het MT ingepland. Wanneer vinden zij een project succesvol, wat vinden zij dat goed gaat en wat vinden zij dat beter kan? Vervolgens hebben we eenzelfde sessie met ons team gehouden, waarin we uiteindelijk ook de uitkomst van de sessie met het MT hebben teruggekoppeld. Dat was soms best confronterend – “Is dit wat ze van ons vragen?” – maar ook verhelderend. Het zorgde ervoor dat we het plan voor onze serie maatwerktrainingen samen met Symbol nog verder konden aanscherpen.”

De gemene deler tussen MT en projectteam

De gemene deler tussen de wensen van het MT en de behoeften van het projectteam? Meer aandacht voor de voorkant van projecten, denk aan het verkennen en helder formuleren van de projectopdracht, het vaststellen van de randvoorwaarden, het aanvaarden en beleggen van het project. “Wanneer we hier meer aandacht aan besteden, kunnen we in de uitvoering van de projecten veel problemen voorkomen. Bovendien verlopen projecten dan soepeler, sneller en met meer energie én zijn de resultaten beter. En het zorgt ervoor dat projectleiders als kritische sparringpartner kunnen optreden naar het MT. Dat ze niet alleen kunnen uitvoeren, maar ook een onafhankelijk oordeel kunnen vormen, er echt iets van vinden. Dat was een belangrijke wens van onze opdrachtgever”, zegt Geuzendam.

Een kritische sparringpartner zijn

“We waren echter niet gewend om zoveel aandacht aan die voorkant te besteden; onze projectleiders gingen graag snel aan de slag”, gaat Geuzendam verder. “In de eerste sessie met Paulien hebben we dit dan ook meteen bij de kop gepakt. Hoe geef je invulling aan het ‘kritisch sparringpartner zijn’? Wat ik bijzonder vond, was dat Paulien daarbij zowel de blauwe kant (welke structuren kun je hiervoor inzetten) als de rode kant (welk gedrag moet je als sparringpartner vertonen) aanpakte. Die rode kant kwam meer naar voren dan wij van tevoren zelf hadden bedacht, maar juist dit is een eye opener voor ons allemaal geweest.”

Toepassen in de eigen praktijk

In totaal heeft Paulien voor het projectteam van Atlant vier interactieve werksessies van een dag georganiseerd. Naast het kritisch sparringpartner zijn kwamen kernthema’s aan bod als: waar begint en eindigt de rol van projectleider? Hoe ga je om met hercontracteren, dus met wijzigingen in een project? En welke interventietechnieken kun je inzetten als een project niet zo wil vlotten en je collega’s in beweging moet krijgen? Geuzendam: “Wat ik heel prettig vond: het bleef niet bij kennisoverdracht en het doen van oefeningen op de dagen zelf. Het toepassen in onze eigen praktijk en het borgen in onze eigen werkwijze stond echt centraal. We kregen op één van de dagen bijvoorbeeld mooie hulpmiddelen aangereikt voor het uitvoeren van een stakeholdersanalyse. Eén van de projectleiders kwam met een voorstel hoe dit te verankeren in onze eigen werkwijze en heeft dit, tussen de werksessies door, verder uitgewerkt. En zo worden nu meer onderwerpen uit de trainingen verder opgepakt – in januari 2020 willen we dit afgewerkt hebben. Daardoor hebben we niet alleen inspirerende dagen gehad, maar kunnen we het geleerde blijvend toepassen.”

Kennis(deling) en bewustwording

“Wat heeft het traject concreet opgeleverd? Daar kan ik kort op antwoorden: heel veel kennis, maar vooral ook bewustwording en kennisdeling”, vertelt Geuzendam. “Iedere zes weken, tijdens onze intervisiebijeenkomst, bespreken we nu als team hoe we ervoor staan. Ook zoeken projectleiders elkaar in de praktijk veel meer op. Om een voorbeeld te geven: onze toolbox met hulpmiddelen, die we in sessies rondom projecten gebruiken om collega’s te enthousiasmeren en motiveren, is in de loop van de werksessies enorm uitgebreid. We hebben veel nieuwe werkvormen aangereikt gekregen en hebben van Paulien geleerd om die met elkaar te delen. Twee projectleiders hebben onlangs samen een sessie voorbereid, volgens een nieuwe werkvorm: een groot succes.”

Het heeft ons team écht verder gebracht

De zeven projectleiders en twee projectondersteuners die aan het traject met Symbol hebben deelgenomen, zijn dan ook tevreden. In januari 2020 koppelt Geuzendam het traject terug naar het gehele MT, en ook hier verwacht ze positieve reacties. “Ik heb al vaak meegemaakt dat externe consultants niet het verschil maken, dat ze je niet écht verder brengen. De kracht van Symbol is de focus op de praktische toepasbaarheid. Onze werksessies waren niet heel theoretisch, maar sloten juist perfect aan op onze praktijk. Paulien staafde de theoretische kennis met veel voorbeelden uit haar praktijk, maar ook met casuïstiek uit onze eigen organisatie. Door haar jarenlange ervaring in de zorg stond ze boven de materie. En dat niet alleen. In ons team is er veel verschil in senioriteit, en door de groepsdynamiek die Paulien creëerde was iedereen bereid om te delen en zich kwetsbaar op te stellen. Ook dat heeft ons team écht verder gebracht.”

Meer informatie

Wil je, net als Atlant, ook verder professionaliseren binnen je organisatie? Plan dan eens een vrijblijvende afspraak met ons! Dat kan via 053 – 20 30 240, of laat je gegevens achte via onderstaand formulier. Dan nemen we contact met je op!