Penske realiseert met Symbol een QMS systeem dat vóór je werkt

Logistieke dienstverlener

Penske Logistics is gevestigd op industrieterrein Majoppenveld in Roosendaal, centraal gelegen tussen Rotterdam en Antwerpen. Vanuit deze locatie biedt Penske haar klanten een logistiek concept waarbij ze de complete zorg voor de supply chain uit handen neemt. Als onderdeel van een wereldwijd concern kan Penske haar klanten ook op andere continenten bedienen met haar services. Penske Logistics vervoert goederen over de hele wereld, naar alle continenten, naar iedere bestemming. Ook kan ze goederen opslaan in haar eigen magazijnen. Eventueel kan ze de totale afhandeling van de zendingen en het centrale management van de logistieke stromen van haar klanten overnemen.

De organisatie was al ISO gecertificeerd (ISO 9001:2008), maar er was behoefte om meer structuur aan te brengen in de processen, werkinstructies te standaardiseren in een programma dat dit visueel kan weergeven. We spraken met Jan Luijten, Quality & Operations Manager bij Penske Logistics in Roosendaal.

“Een QMS systeem dat vóór je werkt”

“Onze processen waren vastgelegd, conform de eisen van ISO 9001. Alleen konden we er niet goed mee werken. We misten het overzicht en het was lastig om informatie snel op te zoeken. We wilden hierin meer structuur aanbrengen en de vindbaarheid verbeteren. Hoewel we al onze processen hadden beschreven, misten we hierin wat nu eigenlijk ons primaire proces is. Waar verdienen we nu eigenlijk ons geld mee en wat zijn ondersteunende diensten? En wat zijn nu de sturende processen? En hoe borgen we de processen en daarmee onze klantrelatie, want onze processen moeten aansluiten bij de belangen van onze klanten en andere stakeholders.

Een overzichtelijk visueel systeem

Ook wilden we al meer gaan werken volgens de nieuwe norm ISO 9001:2015. Deze norm gaat veel meer uit van proces denken en stelt de klant centraal. Het uiteindelijke doel was een overzichtelijk, visueel systeem dat zowel voor onze eigen organisatie als voor de klant werkt. Hier hebben we Symbol voor ingeschakeld. Samen met de Symbol consultant hebben we het hele kwaliteitssysteem opnieuw ingericht op de Penske manier en in de Penske huisstijl. Achter iedere procesbeschrijving is direct de relevante informatie vindbaar, zoals werkinstructies, formulieren en registraties. Zo ben je in 2-3 muisclicks op het allerlaagste niveau. Heel transparant dus en in tegenstelling tot voorheen is alles heel eenvoudig te vinden.

Wij zijn gecertificeerd op 3 kwaliteitssystemen: ISO 9001, ISO 14001 en HACCP. In april dit jaar zijn we glansrijk door de her certificering gekomen.

Inzicht in primaire, ondersteunende en sturende processen

De Symbol consultant inventariseerde vooral hoe ons bedrijf in elkaar steekt en wat daarin van belang is voor het kwaliteitsmanagement systeem. Wat voegt nu waarde toe aan de primaire processen. Veel uit onze oude systemen konden we schrappen.
Nadat de Symbol consultant een projectvoorstel had gemaakt, heeft hij de proceseigenaren binnen onze organisatie geïnterviewd. Daarmee hebben we eerst de primaire processen in kaart gebracht. Vervolgens de ondersteunende en sturende processen.

Toen dit was ondergebracht in een overzichtelijk format, dat we ook hebben ontwikkeld met de Symbol consultant, hebben de proceseigenaren de opdracht gekregen om de processen nader te beschrijven en in te vullen. Zij hebben alle processen binnen de organisatie gescreend en onder gebracht in het nieuwe format. Dit bleek een enorme klus voor de proceseigenaren. Als team hebben zij uiteindelijk een enorme inspanning geleverd.

Symbol heeft met name geadviseerd. We zijn nog niet op de nieuwe ISO 9001:2015 norm gecertificeerd, maar hier wel al op voorbereid. We hebben het uiteindelijk vooral voor onszelf en onze klanten gedaan en niet voor de norm.

Overtuigingskracht en betrokkenheid een noodzaak voor succes

We zijn wellicht wat lichtvoetig in dit project gestapt. Het bleek best ingewikkeld om te bepalen wat nu precies de kernprocessen zijn. Veel medewerkers geven veel informatie. Ik heb echt onderschat hoeveel manuren er in geïnvesteerd zijn. Het goed in kaart brengen van je processen en daarmee je kwaliteitsborging op orde brengen is een grootschalig project. Het is het waard maar onderschat het niet! Inmiddels gebruiken we ons kwaliteitssysteem ook om onze klanten te informeren. Als zij een vraag hebben over onze kwaliteitsborging, kunnen we hen met een paar klikken in ons kwaliteitssysteem laten zien hoe we dit georganiseerd hebben.

Als je een kwaliteitssysteem wilt hebben dat vóór je werkt – dat was onze grondgedachte – kan dat alleen als iedereen er ook daadwerkelijk mee wérkt. Dit moet voor iedereen duidelijk zijn. Betrokkenheid van de hele organisatie bij het kwaliteitsprogramma is een absolute eis! Je hebt de medewerking en support van alle mensen in je organisatie nodig. Indien de projectgroep niet organisatie breed wordt ondersteund, dan moet je er niet aan beginnen!

Wij wilden onze kwaliteit op orde hebben voor ons en onze klanten

Het is belangrijk om goed te weten waarom je aan een dergelijk project begint. Het kost immers veel tijd en geld, en moet uiteindelijk beantwoorden aan je verwachtingen en doelstellingen. Echter voor ons geldt dat, zelfs als een kwaliteitssysteem als ISO of HACCP niet verplicht zou zijn, wij toch onze kwaliteit op orde willen hebben. Voor onszelf en voor onze klanten!

De samenwerking met de consultant van Symbol is erg prettig verlopen. De consultant is van groot belang geweest bij het welslagen van ons project. Zelf ben ik met Symbol in contact gekomen door het volgen van een Lean Six Sigma Black Belt training bij hen, en ik had direct een positief gevoel bij deze organisatie.”

Laatste nieuws/blogs