Lean werken op het secretariaat: Symbol ondersteunt GGD Gelderland-Zuid

Meer informatie

Net als het secretariaat bij GGD Gelderland-Zuid effectiever en prettiger werken? Neem dan contact met ons op! We bespreken graag de mogelijkheden bij jou! Bel ons via 053 – 20 30 240 of vul onderstaand formulier in. Dan nemen we binnenkort contact met jou op!

Directiesecretaresse Jolette Slagter vertelt: “Toen ik hier 1,5 jaar geleden kwam werken waren er ook al plannen om een Lean-traject te starten, maar die plannen werden telkens uitgesteld. Daarom kreeg ik van mijn manager de vraag: ‘Jolette, jij bent nieuw, wil jij eens met een frisse blik kijken welke dingen anders en vooral efficiënter kunnen?’ Ik zag best wat verbeterpunten en heb ook verbeteringen geïnitieerd, maar vond vooral dat we nu écht voor een traject met een externe partij moesten gaan. Daar kwam Symbol om de hoek kijken.”

Processen onder de loep, maar ook in gesprek met de klant

De belangrijkste wens van Slagter was om alle processen eens goed onder de loep te nemen. “Voor mijn gevoel konden veel dingen beter en sneller, maar ik kon er niet altijd de vinger op leggen hóe dan. Naast die procesoptimalisatie wilde ik vooral eens samen met mijn collega’s in gesprek met de klant van het directiesecretariaat: de directeur van onze GGD. Wij werken met een manager en een directeur, maar onze directeur spraken wij bijna nooit. Ik was benieuwd: wat wilde zij nu eigenlijk? Hoe vond zij het gaan? Moesten we dingen anders doen? En konden we misschien nog meer voor haar betekenen?”

Samenwerking binnen het team

Beide wensen van Slagter zijn meegenomen in het traject met Symbol. Stap één: in gesprek gaan met de klant, samen met de afdelingsmanager en de consultant van Symbol, Daphne La Haye. “Onze directeur stond hier gelukkig ook meteen voor open”, zegt Slagter. “Wat bleek: zij had helemaal geen goed beeld van wat wij als directiesecretaresses eigenlijk allemaal deden en voor haar konden betekenen. En er waren ook wel dingen die zij graag anders wilde, bijvoorbeeld op het gebied van agendabeheer en e-mail. Daar hebben we in dit gesprek hele concrete afspraken over gemaakt. Wat ik overigens heel prettig vond, was dat Daphne er op toezag dat het gesprek goed verliep en dat al onze vragen aan bod kwamen. Daardoor hebben mijn twee collega’s en ik echt de vrijheid gevoeld om onze mening te geven én zelf het gesprek te voeren.”

Regelmatig contact met de klant

Het gesprek heeft een meer tevreden klant opgeleverd, met wie het team nu regelmatig contact heeft. “Zowel wij als onze directeur vonden het gesprek heel erg prettig. We hebben dan ook met elkaar afgesproken om vaker rechtstreeks contact te hebben. Eens in de twee á drie weken plannen we nu een koffiemomentje en de directeur gaat vaker bij ons in de kamer zitten werken. Daardoor krijgt ze beter mee wat er speelt en kunnen we sneller schakelen en vragen aan elkaar stellen”, vertelt Slagter.

Samenwerking in het eigen team

Stap twee: een uitgebreide inventarisatie van alle processen die verbeterd konden worden. “Sommige van die processen hadden betrekking op de samenwerking in ons eigen team”, vertelt Slagter. “Op het directiesecretariaat hebben we een duobaan, maar de samenwerking liet te wensen over. We wisten soms van elkaar niet waar we mee bezig waren en er was ook geen volledige duidelijkheid over de werkwijze. Samen met Symbol hebben we structuur aangebracht in onze werkzaamheden, waardoor we geen dubbele dingen meer doen en we duidelijk aangeven wie waarmee bezig is. We hebben nu meer tijd en ruimte voor andere werkzaamheden én kunnen veel meer betekenen voor onze directeur, dát is winst.”

Samenwerking met ondersteunende diensten

Andere processen hadden juist te maken met de samenwerking met andere partijen – ondersteunende diensten, zoals bijvoorbeeld de facilitaire dienst. Slagter: “Er heerste een moppercultuur: ‘zij doen dit verkeerd’, ‘zij doen dat niet goed’. En op het secretariaat vroegen we ons af of bepaalde taken die bij ons lagen er ook daadwerkelijk thuis hoorden. Maar in het traject met Symbol bleek dat die kleine ergernissen nergens voor nodig waren: we moesten gewoon duidelijke afspraken met elkaar maken. Voorheen nam niemand het initiatief om met elkaar in gesprek te gaan en te bespreken hoe we het samen beter kunnen doen. Dat initiatief hebben wij nu genomen.”

“Hadden we dit maar eerder gedaan”

Beter en efficiënter samenwerken als team, beter samenwerken met ondersteunende diensten én beter luisteren naar en samenwerken met de klant: de resultaten van het traject met Symbol liegen er niet om. Slagter: “Het mooiste resultaat vind ik dat we nu veel gemakkelijker het gesprek met elkaar aangaan. En vaak blijkt het na die gesprekken redelijk simpel om dingen beter en anders te doen. Voor het traject waren sommige collega’s nog wat huiverig, nu denkt iedereen: hadden we dit maar eerder gedaan. Het heeft ons écht veel opgeleverd.”

Meer ervaringen lezen bij GGD’s of in de zorg

Symbol heeft talrijke projecten uitgevoerd bij GGD’s en Veiligheidsregio’s en in de Zorg. Een aantal van onze relaties heeft hierover verteld. Je vindt hun verhalen op onze website!