Lean implementatie bij GGD Gelderland-Zuid: Het vonkje werd een vuurtje!

GGD Gelderland-Zuid is de gezondheidsdienst voor 16 gemeenten in de regio’s Nijmegen en Rivierenland en voor 17 gemeenten de jeugdgezondheidszorg. De belangrijkste taak van de GGD is het bewaken, beschermen en bevorderen van de volksgezondheid, met speciale aandacht voor risicogroepen. Dit doet ze door risico’s voor de gezondheid te voorkomen en de gezondheid van alle inwoners te bevorderen. GGD Gelderland-Zuid is op 1 juli 2013 ontstaan uit een fusie tussen GGD Regio Nijmegen en GGD Rivierenland. De GGD heeft circa 400 medewerkers in dienst. Het werkgebied omvat ruim 536.000 inwoners.

Valuestream map bij GGD Gelderland-Zuid: links de huidige situatie en rechts de gewenste situatie, inclusief actiepunten

“Het vonkje werd een vuurtje”

Ganny Boer is bij GGD Gelderland-Zuid in dienst als Beleidsadviseur kwaliteit en Klachtenfunctionaris. De functie maakt deel uit van het directiebureau. Door alle wijzigingen die het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden, verkeert de organisatie in een hectische periode. “Deze dynamiek spreekt juist erg aan”, aldus Ganny. “Het is interessant om te ondervinden hoe cruciaal de functie van de GGD is tussen burgers, zorg- en dienstverleningsinstellingen en andere partijen zoals bijvoorbeeld woningbouwverenigingen, wijkcentra.”

De aanleiding om ‘Lean’ in de organisatie te introduceren was het feit dat diverse collega’s er al meer over hadden gehoord en ook dit kwaliteitsdenken binnen de eigen organisatie wilden aanbrengen. Sinds september 2013 is Moniek Pieters directeur van GGD Gelderland-Zuid. Zij heeft affiniteit met verbeterprogramma’s en staat erg open voor initiatieven vanuit de organisatie. Dat leidde in april 2014 tot een introductiebijeenkomst, een workshopachtige bijeenkomst met als thema ‘Lean’. “Het vonkje werd al snel een vuurtje. De mensen in de organisatie werden enthousiast en wilden verder met een Lean traject. Daarop werden twee consultancybureaus uitgenodigd om zich te presenteren en om met een voorstel te komen voor de GGD Gelderland-Zuid. Eén van deze bureaus was Symbol BV. De klik was er gelijk met de Lean consultant van Symbol”, vertelt Ganny.

Er werd in november 2014 gestart met het opleiden van 14 medewerkers en teamleiders tot Lean Facilitator. In deze groep zaten medewerkers van de GGD, de GHOR en Veiligheidsregio Gelderland-zuid (VRGZ).

Pilots die direct resultaat opleverden

In combinatie met het opleiden van de medewerkers werden 5 pilotprojecten opgestart binnen de organisatie om te laten zien wat Lean in de praktijk voor de GGD zou kunnen betekenen. Deze pilotprojecten richtten zich op het beter en slimmer inrichten van een aantal processen en op het creëren van een effectievere werkplekinrichting. “De organisatie was hier klaar voor. Wat we vandaag doen, kan morgen beter was reeds een geaccepteerd gegeven.”

Ganny vervolgt: “Door je processen in kaart te brengen kregen we ook een gemeenschappelijke focus, hetgeen weer positief doorwerkte in de cultuur van de organisatie. Eén van de gevolgen van de projecten is dat we de klant weer goed op het netvlies hebben. Eerder werd er bijvoorbeeld vanuit de agenda gepland, nu vanuit de klant. Ook zijn sommige ruimtes anders ingericht. Overbodige zaken zijn hier verwijderd.

Printers staan opgesteld op een logische plaats. De persoon aan de telefoon die de afspraken inplant, zit nu op een rustige plek. Ook besef je steeds meer dat je zelf onderdeel bent van zo’n proces. Voor mij zit iemand en ik lever iets goeds af op de juiste tijd voor de persoon na mij in het proces. Daardoor zie je elkaar meer als collega’s in het (verbindend) proces. Bovendien word je als het ware ‘teruggefocused’ op je taken. Met andere woorden, je krijgt steeds minder de neiging om over je taken en werkzaamheden heen te willen regeren. Dit geeft ook lucht. Zorg dat je eigen taken af zijn binnen het proces, uiteraard met behoud van betrokkenheid. Als iedereen dat doet, dan is de output vanzelf goed.”

Eyeopeners

Onlangs is het verloop van de Lean-transformatie in het MT van de GGD besproken. Hier sloot ook de directeur van de Veiligheidsregio bij aan. De conclusie was unaniem dat het doorlichten van de processen tot nu toe veel oplevert voor de GGD. Naast verkorting van doorlooptijd en bewerkingstijd (door onder andere het wegnemen van dubbele werkzaamheden of het introduceren van First Time Right) is het enthousiasme bij de medewerkers en het management over het praktisch verbeteren van hun werk groot. Vooral het denken vanuit meerwaarde voor de klant en denken in integrale processen in plaats van afdelingsprocessen is voor medewerkers een eyeopener. Steeds meer projecten worden inmiddels aangedragen om te worden opgepakt.

“Wat mij het meeste opviel in deze trajecten? De bereidheid tot verbeteren was zeer groot, de collega’s zijn ambitieus. Ze beseffen al langer dat je mét elkaar iets vóór elkaar kunt krijgen. Het procesmatige denken is versterkt en natuurlijk zijn de verspillingen inzichtelijk gemaakt, hoewel deze niet allemaal eenvoudig zijn op te lossen. Daarbij hebben we de klant weer meer op het netvlies. In de dagelijkse hectiek werd dat wel eens vergeten.”

“We hebben van nature al de behoefte om voor kwaliteit te gaan, en beleven daar werkplezier aan. Door samen te werken aan een betere kwaliteit, komt er energie vrij. Dat zie je in alle pilots. Het komt door samen na te denken, samen te werken, zelfreflectie en bewustwording. Alles wat ik doe, doe ik in een procesverband. De feedback uit de trainingen is enorm positief. Er is iets los gemaakt, dat energie en vrolijkheid geeft. En niet in de laatste plaats is het geleerde praktisch ook erg toepasbaar. In juni bespreekt het MT hoe het Lean-traject verder geïmplementeerd zal worden. De verwachting is dat nog meer mensen de trainingen Lean Basis en Lean Facilitator gaan volgen.

Doe wat past bij je organisatie

“Tips voor andere organisaties? Doe wat past bij de cultuur van je organisatie. Introduceer Lean vanuit de vraag van de organisatie. Dit past bij ons. Mogelijk dat in een andere organisatie (productiebedrijf) een top down benadering past. Onze keuze vind ik prima. De Symbolconsultant was doorslaggevend voor de keuze voor Symbol. Tijdens de eerste kennismaking vertelde ze in heel praktische bewoordingen wat Lean inhoudt. Ze begreep heel snel hoe wij er in zaten, waardoor we er al snel vertrouwen in hadden. Daarbij ook de lange ervaring die ze heeft met Lean trajecten. Verder vinden we Symbol als organisatie erg goed meedenken. Ze gaven direct aan dat er een subsidie beschikbaar is voor het traject dat wij wilden ingaan. Ook vonden we Symbol direct heel goed aansluiten bij onze vraag. Dat was terug te zien in de offerte en in het maatwerk leafletje dat meteen gedrukt werd, afgestemd op onze organisatie.”

Lean Facilitators bij GGD Gelderland-Zuid

Laatste nieuws/blogs