Lean en RPA: een combinatie met gouden resultaten bij kinderopvang SmallSteps

Ook je processen optimaliseren alvorens te automatiseren?

Als je gaat automatiseren is het geen slecht idee om je processen eerst onder de loep te nemen om te voorkomen dat je teveel automatiseert in de vorm van inefficiënte processen. Dat is immers alleen maar verspilling van tijd en geld wat je eenvoudig kunt voorkomen. Kunnen we je hierbij helpen? Maak dan (vrijblijvend) een afspraak! Dat kan via 053 – 20 30 240 of via onderstaand formulier.

In het kort: met RPA kunnen processen snel, eenvoudig en zonder aanpassingen in de ICT-infrastructuur gestroomlijnd worden. Met RPA worden er namelijk ‘virtuele robots’ gebouwd die repeterende handelingen uitvoeren. “Veel wat de mens kan én wat gestructureerd is, kan gerobotiseerd worden”, vertelt Dion Morskieft, RPA developer bij Smallsteps. “Een mooi voorbeeld om mee te beginnen vind ik ons proces van inkomende facturen. Jaarlijks ontvangt onze afdeling Finance – waar ik voorheen ook werkzaam was – 50.000 facturen van preferred suppliers. Bij het behandelen van die facturen kwamen veel repeterende handelingen kijken. Ik was al sinds 2017 voorzichtig aan het stoeien met RPA en zag de kans om dit proces te robotiseren. Dankzij een robot zijn nu 50 tot 60 procent van de inkomende facturen gerobotiseerd. De grap is: ik heb mezelf hierdoor overbodig gemaakt. Geen probleem, want ik wilde me binnen Smallsteps heel graag volledig op RPA richten – ik was enthousiast en zag ontzettend veel mogelijkheden. Gelukkig heb ik die kans gekregen.”

Een RPA-ontwikkelprogramma (en Lean mag niet ontbreken)

Hoewel Morskieft inmiddels de titel RPA developer heeft (en door zijn collega’s ook wel de RPA goeroe wordt genoemd), is hij niet de enige die zich binnen Smallsteps met robotisering bezig houdt. In tegendeel. Maar liefst twintig Smallsteppers volgen momenteel een RPA-opleiding. “Als MT zagen wij ook al snel de kansen die RPA onze organisatie biedt”, vertelt directeur Marieke Bokkinga. “Hoe mooi is het dan als veel meer mensen dit kunnen? Wij zijn een lerende organisatie en willen mensen ook graag buiten hun expertise uitdagen. Daarom hebben we een oproep gedaan aan iedereen die het leuk leek om mee te doen aan een RPA-ontwikkelprogramma. Maar liefst twintig mensen van zeven verschillende afdelingen hebben hier gehoor aan gegeven. Zij volgen nu een programma dat enerzijds bestaat uit een online cursus waarin ze daadwerkelijk robots leren bouwen. Anderzijds hebben we Symbol ingeschakeld om een Lean-training te verzorgen en mensen on the job te coachen in procesoptimalisatie.”

“Je wilt geen waste optimaliseren”

Volgens Morskieft is dit de perfecte combinatie. “Je wilt geen waste robotiseren. Wat zeg ik: een niet-Lean proces kún je helemaal niet eenvoudig robotiseren. Het is als RPA’er dus heel belangrijk dat je processen kunt doorgronden en dat je ze Lean kunt maken. Lean-processen die je robotiseert, leveren je namelijk enorm veel op. Werkdrukverlaging is één van de belangrijkste winsten. Als ik bijvoorbeeld kijk naar het proces rondom het aanvragen van VOG’s voor nieuwe medewerkers, bespaart de nieuwe robot mijn collega gerust een uur of meer per dag. Jaarlijks worden er 4.000 VOG’s aangevraagd, en op drukke dagen zijn er gerust 20 aanvragen in behandeling. Die worden nu allemaal door een robot opgepakt: de robot logt in op de website van de Rijksoverheid en vraagt de VOG aan. Dat scheelt niet alleen tijd, het handmatig aanvragen van zo’n VOG is ook bepaald geen uitdagend werk. De tijd die mijn collega bespaart door de robot kan ze inzetten voor andere werkzaamheden. Werkzaamheden waar zij meer plezier uit haalt. We proberen overigens niet alleen repeterend werk weg te robotiseren, maar bedenken ook nieuwe producten. Zo hebben we een robot ontwikkeld die GGD-scores uitleest, waardoor we in één oogopslag kunnen zien hoe de kwaliteit van onze dienstverlening is.”

Veel meer van toegevoegde waarde zijn

Morskieft schat in dat in totaal ongeveer zestig procent van de werkzaamheden op het hoofdkantoor van Smallsteps gerobotiseerd kan worden. “Zo kunnen we met hetzelfde aantal medewerkers veel meer werk verzetten en dus veel meer van toegevoegde waarde zijn voor onze vestigingen en hun locatiemanagers. Inmiddels is bijna tien procent van de processen gerobotiseerd. We hebben zeker nog tot 2021 nodig om tot zestig procent te komen. Sommige processen hebben nu eenmaal eerst veel optimalisatie nodig voordat ze gerobotiseerd kunnen worden. Het vergt veel tijd en betrokkenheid van veel verschillende mensen.” Eén van die mensen is salarisadministrateur Natasja Mazeland. Samen met twee andere collega’s van haar afdeling heeft zij zich direct na de oproep van Bokkinga aangemeld voor het ontwikkelprogramma. “Waarom? Omdat dit de toekomst heeft. Als je denkt dat jij over vijf jaar nog hetzelfde werk doet, dan heb je het fout. Robotisering gaat heel veel functies veranderen. Ik heb graag grip op die verandering, en dat was ook voor mijn directe collega’s de belangrijkste aanleiding om in te stappen. Bovendien maakt robotisering ons werk veel leuker en uitdagender. Door voor repeterende werkzaamheden een robot te bouwen, houden wij tijd over voor interessantere zaken. En als je dan ook nog eens zélf die robots mag bouwen, dan is dat extra gaaf.”

Processen onder de loep

Inmiddels heeft Mazeland met haar directe collega’s al verschillende processen onder de loep gelegd. Het wijzigen van roosters van medewerkers, bijvoorbeeld. Maar ook het proces rondom declaraties. “Op onze afdeling hebben we vaak een controlerende rol. Ons probleem: we controleerden álles. Ieder gewijzigd rooster. Iedere declaratie. En zo dus nog veel meer. Ik moet eerlijk zeggen dat wij hier voor de Lean-training van Symbol nooit zo bij stil hadden gestaan. We deden het gewoon, het hoorde bij ons werk. Na die training zagen we dan ook meteen kansen. Want waarom controleren wij eigenlijk alles? Is dat wel nodig? Kortom: kan het niet anders? En zoals Dion ook al zegt: het is zonde om een robot een niet-Lean proces aan te leren. Daar zetten we flink op in.”

Lean-denken: Project Happy Cow

Mazeland en haar collega’s hebben hier zelfs een eigen benaming voor bedacht: Project Happy Cow. “We zijn namelijk net jonge koeien die voor het eerst het weiland in mogen”, lacht ze. “Echt, toen wij door Symbol eenmaal besmet waren met het Lean-virus zagen wij zóveel verbetermogelijkheden. En onze ideeën blijven maar komen. Regelmatig vragen we onszelf af: hoe groot zou ons weiland zijn? En kunnen we niet nog een weiland verder?”

Robot voor zakelijke kilometerdeclaraties

“Veel van de processen die we optimaliseren gaan we uiteindelijk ook robotiseren”, gaat Mazeland verder. “De eerste robot van onze afdeling is eind mei live gegaan – gebouwd door twee collega’s. De robot controleert alle zakelijke kilometerdeclaraties. Voorheen klikten wij al die declaraties handmatig door. Nu doet de robot dat voor ons en checken wij alleen de declaraties waarbij iemand meer dan vijfhonderd kilometer op één dag heeft geschreven. De uitzonderingen, dus. Je kunt je vast wel voorstellen hoeveel tijd het ons bespaart dat wij deze controle niet meer handmatig uit hoeven te voeren. En bovendien: hoe gaaf is het dat wij – een team bestaande uit alleen maar dames – deze robot zelf gebouwd hebben? We hebben de smaak te pakken: er volgen er snel meer!”

RPA + Lean: “Er is nog zoveel mogelijk”

Ook Morskieft gaat onverminderd door. “Ik houd natuurlijk de processen binnen Smallsteps in de gaten en probeer mogelijkheden te signaleren. Maar ik ga ook regelmatig op bezoek bij andere organisaties om te kijken hoe zij het aanpakken. En ik kijk wekelijks in UiPath (het softwareplatform waarmee de robots gebouwd worden en waarin de Smallsteppers hun RPA-opleiding volgen) om te zien wat er nieuw is. Voor ons als vooruitstrevend bedrijf is er nog zoveel mogelijk. En hoe meer Lean-processen wij robotiseren, hoe leuker ons werk wordt en hoe beter wij onze vestigingen kunnen ondersteunen.”