HKZ kwaliteitscertificaat kers op de taart voor GGD Groningen

Jos Rietveld, directeur GGD Groningen: “Als instelling moet je primair je eigen zaken op orde krijgen. Ik ben daarom altijd gezond kritisch op externe adviseurs. In 2017 lagen er echter een aantal tijdrovende vraagstukken op tafel, waaronder een verlopen HKZ kwaliteitscertificaat en een bijna vergeten PDCA-cyclus. Ik heb toen een nieuw beleidsplan gemaakt, met als doel om weer mee te doen met wat gebruikelijk is in onze sector. Maar om dat plan uit te voeren kwamen we zelf capaciteit te kort. Vandaar dat we Symbol hebben benaderd, een organisatie waarvan wij al wisten dat zij veel ervaring hebben in ons domein. Symbol is voor ons op zoek gegaan naar een professional met ervaring bij GGD’s. Iemand die de context van onze organisatie snapte en die onze taal sprak, om snel verbinding te kunnen maken met managers én medewerkers. Zodoende is Maurits Dekker bij ons aangeschoven, een vaste associate van Symbol. En dat is een goede keuze gebleken.” (Tekst gaat hieronder verder)

Niet top down, maar bottom up

“Onze twee doelen voor het project met Maurits waren helder: 1) we wilden het kwalititeitscertificaat behalen en 2) ons kwaliteitsmanagement moest weer op het juiste niveau komen”, vertelt Rietveld verder. “Maurits heeft daar een jaar lang, twee dagen per week heel systematisch aan gewerkt. Maar de moeilijkheid zat in bewustwording. Het belang van kwaliteitsbewaking, maar ook het belang van continu verbeteren moest nog landen in de organisatie. Maurits heeft daarom verschillende sessies en presentaties georganiseerd, om met zoveel mogelijk mensen het gesprek aan te gaan. Dat was af en toe een beetje aftasten, maar naar mate het project vorderde verliepen de gesprekken steeds beter. Ook de contextanalyses die hij met ieder team heeft uitgevoerd hebben geholpen. Meer en meer mensen beseften dat kwaliteit niet van bovenaf georganiseerd en afgedwongen moet worden, maar juist bottom up bewaakt moet worden.”

Betrokken mensen die actief anticiperen

“De GGD kent heel veel eilandjes, van milieuzorg tot forensische geneeskunde en van consultatiebureaus tot beleidsadvisering richting gemeenten”, voegt Maurits Dekker toe. “Met alle 32 teams binnen de organisatie – zelfs de receptie – heb ik een contextanalyse gemaakt. ‘Welke risico’s en kansen zijn er en hoe ziet ons jaarplan er dan uit?’ De uitkomst? 32 mooie jaarplannen, maar vooral: betrokken mensen die actief anticiperen op wat er binnen en buiten de GGD Groningen gebeurt.”

Eigenaarschap, verantwoordelijkheid en commitment

Het was volgens Rietveld een goede zet om niet op het management te focussen, maar om juist met alle teams aan de slag te gaan. “Want als het daar niet landt, dan blijft het een opgelegd kunstje. Maurits heeft hier ook heel erg aan getrokken, en daar ben ik blij om. Natuurlijk vraagt het om meer tijd in de voorbereiding en uitvoering, maar het heeft goede resultaten opgeleverd. Het gaat ook over eigenaarschap, verantwoordelijkheid en commitment. En dat is er nu binnen GGD Groningen. We zijn in de breedte naar kwaliteitsverhoging gegaan, en werken nu met een permanente verbetercyclus. Daar heeft Maurits – met support van Symbol – heel goed bij geholpen.”

Kwaliteit goed geborgd

Inmiddels is GGD Groningen de audit voor het kwaliteitscertificaat zonder opmerkingen van betekenis doorgekomen. Kortom: het HKZ kwaliteitscertificaat is binnen. Rietveld: “Erg fijn, want dat was immers één van onze twee doelen. Maar hoewel die externe accreditatie belangrijk is, gaat het in de kern om die teams die in beweging zijn gekomen. We zijn nu in de fase beland dat we zelf aan een repeterende PDCA-cyclus werken. Daarvoor is ook een kwaliteitscommissie ingesteld (een aanbeveling van Maurits), die systematisch bekijkt welke kwesties binnen onze GGD spelen. Zo zorgt de commissie ervoor dat het onderwerp ‘kwaliteit’ goed geborgd wordt. Door onszelf, niet door een externe adviseur. Maurits heeft ons als buitenboordmotor geholpen om een eindje stroomopwaarts te komen. Nu roeien we zelf weer verder.”