Gemeente Almere: Inrichting en herziening processen ICTAR

ICTAR is de nieuwe IV-organisatie van de gemeente Almere. Symbol heeft ICTAR geadviseerd en ondersteund bij de herinrichting en -structurering van de interne processen. “De organisatie heeft een enorme stap gemaakt van denken en werken in functies en afdeling naar samenwerken en ‘procesdenken’”, aldus Jeroen Bos, consultant van Symbol.

Deze nieuwe organisatie is ontstaan uit Regie ICT en de 3 applicatiebeheerteams (ERP, IRO en I&P). De naam ‘ICTAR’ is afgeleid van de ‘oude’ benamingen ICT, Applicatiemanagement & Regie. Eindverantwoordelijk is de CIO. Binnen ICTAR dienden de processen opnieuw ingericht en geoptimaliseerd te worden.

Mede naar aanleiding van de transitie van de ene naar de andere IV-platformleverancier, de rapportages en aanbevelingen van de Rekenkamer en PWC, is er een nulmeting binnen gemeente Almere uitgevoerd. Bij deze nulmeting is op een aantal aspecten de IT-organisatie beoordeeld: Projectmanagement en project-portfoliomanagement, IT-infrastructuur, IT-architectuur, kosten en beheer van business applicaties. Daarnaast is er een IV-visie opgesteld voor de toekomstige IV-organisatie binnen de gemeente Almere.

Vanuit bovenstaande is er een fasenplan opgesteld voor de ontwikkeling van de IV-organisatie

Doel van het project

Doel van het project was de nieuwe Informatievoorziening organisatie van de gemeente Almere in te richten. Deze nieuwe IV-organisatie diende een duurzame infrastructuur, een hoogwaardige procesondersteuning, innovatieve oplossingen en doelmatige stuurinformatie te leveren, door slim samen te werken en betrouwbaar, slagvaardig, inventief en hartelijk te zijn en daarbij het het Lean gedachtegoed te hanteren.

Na afronding van het project zouden de volgende punten moeten zijn gerealiseerd:

De activiteiten, processen en resultaatgebieden van de IV-organisatie zijn gedefinieerd;
De bijbehorende functies zijn gedefinieerd en de medewerkers die deze functies gaan vervullen zijn bekend;
De werkprocessen zijn ingericht en worden gevolgd;
De besturing en de rapportage van de IV-organisatie is ingericht en functioneert.

Tijdens de werksessies met de stuurgroep vanuit de IV-organisatie werd gestart met het inventariseren en vastleggen van de activiteiten binnen de verschillende werkgebieden IV-organisatie, de werkprocessen (huidig, knelpunten/ verspillingen, ideaal, gaps), de rollen en verantwoordelijkheden en het definiëren van werkgroepen en detailprocessen.

Er waren ook werksessies met de verschillende werkgroepen. Tijdens deze sessies zijn de processen gevisualiseerd, zoals ze in een ideale situatie zouden moeten zijn. Hierbij golden de volgende uitgangspunten:

Focus op de klant (koppelvlakken):
- Bij vraag om nieuw
- Bij projecten
- Bij operationele dienstverlening
IT dienstverlening is een productieproces
- Standaard, foutloos, korte doorlooptijden
IT dienstverlening is dienstbaar zijn
- Professionaliteit, samenwerken
- De taal van de klant spreken!
Inzicht hebben in ‘proces-denken’
motiveren en enthousiasmeren om met procesverbetering aan de slag te gaan.

Het resultaat mag er zijn!

Het hele project heeft het volgende opgeleverd:

Een duidelijk overzicht van de belangrijkste processen
Standaarden voor de procesbeschrijvingen
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden met behulp van een RASCI-model
Een geheel vernieuwde organisatie (ICTAR) met duidelijke verantwoordelijke werkgebieden, activiteiten en werkprocessen, waarin elementen, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in standaard procesbeschrijvingen (document) en RASCI-tabellen en processchema’s (perceptive)
Een totaaloverzicht van alle processen met inputs, outputs, leveranciers, klanten, rollen & verantwoordelijkheden.

Meest in het oog springende effecten

De ICT organisatie heeft een enorme stap gemaakt van denken en werken in functies en afdeling naar samenwerken en ‘procesdenken’. De primaire gedachte binnen de organisatie, bij aanvang van het project was, dat er weinig tot geen gemeenschappelijke of samenhangende processen bestonden binnen IT; Dit beeld van samenhang is bij nagenoeg iedereen in de organisatie bijgesteld en helder geworden. Ook is de samenwerking en communicatie tussen afdelingen sterk verbeterd als gevolg van het verkrijgen van een gezamenlijk beeld van processen (tijdens proces-visualisatie sessies). Het fysiek samenvoegen van afdelingen op één centrale ICTAR locatie heeft hieraan zeker bijgedragen.