Flos: Implementatie 5S, “We wilden een blijvend resultaat”

Deze worden geproduceerd bij bedrijven worldwide. FLOS biedt haar klanten oplossingen in bevestigingsartikelen; ze zorgt ervoor dat de klant het juiste product geleverd krijgt, op tijd en voor de betreffende toepassing.

FLOS is actief in verschillende markten, van levering van onderdelen voor landbouwwerktuigen tot automotive. Al deze markten zijn in beweging en vragen een steeds hogere kwaliteit en steeds weer nieuwe technieken. Al een aantal jaren heeft FLOS ‘continu verbeteren’ hoog in het vaandel, met name in de interne processen.

Noodzaak

Onlangs heeft FLOS ‘5S’ geïmplementeerd. De directe aanleiding hiervoor waren de telkens terugkerende, maar ongestructureerde opruimacties als er relaties een kijkje kwamen nemen achter de schermen bij de organisatie FLOS.

Edwin Rauwerda vertelt: ”We waren op een punt gekomen, in 2015, dat we ons afvroegen hoe we deze opruimacties beter zouden kunnen inbedden in ons systeem. Uiteindelijk kwamen we tot de conclusie, dat we voor de gehele organisatie een standaard wilden formuleren: hoe ga je je werkplek schoonhouden, inrichten en goedhouden. Na enige analyse en vergelijk kwamen we tot de conclusie dat 5S bij FLOS de beste methode zou zijn om tot een georganiseerde werkplek te komen. Vervolgens zijn we op zoek gegaan naar een partij die ons hierbij zou kunnen helpen. Zelf heb ik bij Symbol de opleiding Lean Six Sigma Green Belt gevolgd en heb ik er een aantal workshops bijgewoond. Hierdoor had ik een goed beeld van de organisatie. Dus hebben we Symbol uitgenodigd. We hebben aangegeven wat we wilden en vervolgens heeft Symbol heel nadrukkelijk met ons meegedacht en hebben ze een plan van aanpak uitgewerkt.”

We wilden een blijvend resultaat

“We wilden 5S niet zien als een project met een begin en einde, maar we wilden het daadwerkelijk in het DNA van de organisatie krijgen, gedragen door alle medewerkers. Eind maart 2016 zijn we daadwerkelijk begonnen. Met de lean expert van Symbol vond de kick off plaats voor het management. Als eerste hebben we goed de randvoorwaarden voor de implementatie van 5S vastgesteld. Wat moet de norm zijn? Willen we alles heel strak indelen of vinden we het voldoende als alles in de la is opgeborgen, la dicht en klaar… Vervolgens hebben we de afspraken die hieruit voortkwamen vastgelegd. Daar hebben we nu nog steeds profijt van.

De output van de kick-off sessie was het startpunt voor de introductie-workshops voor alle 75 medewerkers van Flos. Deze vonden een maand later plaats, in april 2016. Tijdens deze sessies werd de methodiek op hoofdlijnen uitgelegd.

Om het project niet alleen te laten slagen, maar om het ook te borgen en 5S in het DNA van het bedrijf te krijgen, hebben we een zogenaamde 5S-organisatie ingericht. Per afdeling is er een coördinator en teamleider benoemd zodat we uiteindelijk met een groep van 10 medewerkers de methodiek in de hele organisatie konden verspreiden en bijsturen.”

Betrek iedereen erbij en ga direct aan de slag

“Wat we ook hebben gedaan, en wat ik anderen graag wil adviseren, is de mensen echt aanzetten tot het implementeren en uitvoeren van de acties. We begonnen met sessie S1 over de eerste S ‘Scheiden’. De mooie uitleg en toelichting had niet iedereen verwacht. Met de opgedane theoretische kennis keerde iedereen terug naar zijn werkplek met als opdracht zijn / haar werkplek op te ruimen volgens het S1 principe. Sorteren wat je wel en niet noodzakelijkerwijze nodig hebt. Het resultaat was afvalcontainers vol papier!

Wat mij opviel is dat je in projecten van deze omvang altijd commitment moet krijgen van iedereen binnen de organisatie om het project tot een succes te kunnen maken. Je hebt altijd te maken met kartrekkers, karzitters en karduwers en zij die voor de wielen gaan liggen. Verandering leidt ook altijd tot weerstand. Door iedereen zo goed mogelijk te betrekken, te informeren en uit te dagen, hebben we die weerstand weten te beperken.

Naast het vroegtijdig betrekken van mensen, moet je hen ook continu blijven informeren, zodat het thema 5S blijft leven. Ook aandachtsgebieden gaan op termijn aandacht verliezen. Daarom hadden we de sessies redelijk kort op elkaar gepland, om de 2 weken. Ook wilden we het project voor de zomervakantie hebben afgerond. Maar halverwege het traject kwamen we er achter dat dit toch iets te ambitieus was. Men moest iedere 2 weken deelnemen aan de sessie en de acties uitvoeren die hieruit voort kwamen. Dat bleek onmogelijk. Daarom hebben we de planning wat verruimd en zijn we na de zomervakantie door gegaan. Dat was een bewuste keuze van FLOS en Symbol samen. Liever er wat langer over doen met een kwalitatieve output dan te snel met slechte kwaliteit.”

Maak het visueel

“Vrij vroeg in de start hebben we 5S white boards opgehangen. Iedere afdeling hanteerde hierdoor dezelfde systematiek. Bij deze borden werd wekelijks een meeting gehouden, die werd geleid door de 5S-coördinator. Een mooi bijeffect was dat je deze nieuwe coördinatoren zag opbloeien in hun rol. De borden bleken ook voor de medewerkers goed te werken, want ze konden zich hier laten horen en voelden zich ook gehoord.

Afdelingsoverleg bij het 5S bord

In oktober hadden we de eindevaluatie met Symbol. Dit werd door beide partijen als zeer positief ervaren. Nu zijn we zo’n zes maanden verder als organisatie en doen we de frequent geplande 5S-audits zonder support van Symbol. In januari hadden we nog een ‘nazorgdag’ met de lean expert van Symbol. Na 3 maanden komt hij nog een keer terug om met ons mee te kijken hoe het loopt. Dat ervaren wij ook als zeer positief. We zitten nu meer in de fase dat ook mensen vanuit de vloer gaan meedenken in verbeteringen; er komen meer vragen vanaf de werkvloer en er worden spontaan verbeteringen aangedragen.”

Tip voor andere organisaties

“Voor een optimaal resultaat moet je hier continu mee bezig zijn. Op de ene afdeling gaat het makkelijker dan op de andere afdeling, waar meer weerstand is. Maar door je organisatie goed in te richten met bijvoorbeeld teamleiders, zoals wij dat hebben gedaan, kun je gaan bouwen aan een cultuur van continu verbeteren.

Tips voor andere organisaties die het continu verbeteren willen implementeren en als onderdeel hiervan wellicht 5S:

• Je moet goed weten wat je wilt bereiken, stel dus je doel en randvoorwaarden op;
• Pak het organisatie breed aan, 5S is een afspiegeling van de hele organisatie;
• Ga de sessies en de opvolging echt doen;
• Houdt iedereen op de hoogte, evalueer, informeer en deel behaalde resultaten met elkaar.

Inmiddels komt het 5S auditteam door de hele organisatie. Dat wil zeggen dat iemand van de afdeling verkoop nu de 5S-audit in bijvoorbeeld het magazijn afneemt. Hierdoor krijg je een goede kruisbestuiving. Ieder auditteam heeft eigen inzichten. Door te delen door de hele organisatie, waarbij steeds wordt teruggegrepen naar de randvoorwaarden en het fundament, houdt je iedereen scherp en op de juiste koers.

We hebben van alle sessies fotomateriaal. Als we dan terugkijken en de oude situatie vergelijken met de nieuwe situatie, dan hebben we een grote sprong gemaakt. Het is niet alleen opgeruimd (ons aanvankelijke doel om zonder voorbehoud en planning relaties rond te kunnen leiden), we werken nu ook gestandaardiseerd met dezelfde middelen en methodes.

Naar aanleiding van het 5S traject hebben we ook een aantal investeringen gedaan, die bijdragen aan een goede werkplek, zoals ergonomische werktafels, 5S-borden. En we hebben heel veel lege kasten over gehouden….”

Laatste nieuws/blogs