De Meilink ‘way of working’: Symbol ondersteunt bij continu verbeteren

Tijdens de pandemie werd dat des te duidelijker, omdat we ons steeds weer moesten aanpassen aan de omstandigheden. Om als bedrijf meer futureproof te worden, hebben we daarom enige tijd geleden een nieuwe missie, visie en strategie uitgesproken. Daar is vervolgens een strategie voor continu verbeteren uit voortgekomen die we de Meilink ‘way of working’ noemen.”

De Meilink-principes

“Maar alleen een strategie op papier zetten, is natuurlijk niet genoeg”, gaat Frederiek verder. “Om onze doelen te kunnen halen, hebben we de medewerking van onze mensen nodig. Meilink is echter een traditionele organisatie waar kéihard gewerkt wordt, maar waar de laatste jaren weinig is geïnvesteerd in leidinggeven aan en het coachen van medewerkers. Zouden we hier nu ineens mee beginnen, dan zou dit niet aanslaan. Daarom hebben we Meilink-principes in het leven geroepen: gedragsregels die we gemakkelijk kunnen uitleggen aan ál onze medewerkers. Eén van de principes is bijvoorbeeld ‘Wij winnen alleen als team’. Daar hoort onder meer als uitleg bij dat we afspraken die we maken ook nakomen. Gaan we dus een vergadering in, dan zorgen we allemaal dat we goed voorbereid zijn. Wie vervolgens toch niet goed voorbereid is, mag daar op aangesproken worden.”

Begeleiden van het directieteam

Ruud Sweelssen begeleidt Meilink bij het implementeren en opvolgen van de zes verschillende Meilink-principes. Hij is nu consultant bij Symbol, maar was voorheen Lean- / QEHS Manager bij Meilink en vanuit die rol ook betrokken bij de totstandkoming van de Meilink ‘way of working’ en de principes. Ruud coacht nu onder meer het directieteam. “Wanneer we ons laten afleiden door de dagelijkse beslommeringen, brengt hij ons terug naar de basis: ‘Jongens, wat hadden we ook alweer afgesproken?’ Zo houdt hij ons scherp”, zegt Frederiek. “Ook helpt hij ons om de Meilink-principes door te laten sijpelen in de organisatie. Sommige mensen zien continu verbeteren namelijk als iets wat tijdrovend en moeilijk uit te voeren is. Aan ons als MT de taak om het excuus dat het te veel tijd kost om te draaien. Want natuurlijk kost het tijd – zeker in het begin – maar uiteindelijk gaat het tijd opleveren. Als iedereen de principes naleeft, gaan we écht efficiënt en gestroomlijnd werken. En dat is nodig om onze doelstellingen te halen en ons bedrijf futureproof te maken.”

Workshops voor leidinggevenden

Om de principes nog beter de organisatie in te krijgen, organiseert Ruud ook workshops voor leidinggevenden. “Daarin geef ik hun handvatten om in hun eigen team draagvlak te krijgen voor de principes en om te zorgen dat ze ook daadwerkelijk nageleefd worden”, vertelt Ruud. “In de workshops schets ik altijd eerst de context. De directie is hier al ongeveer drie jaar mee bezig, maar dat geldt niet voor iedereen in de organisatie. Voor veel mensen is het nieuw. Daarom vertel ik eerst hoe de Meilink ‘way of working’ eruitziet en wat de doelstellingen zijn – waarom doen we dit eigenlijk? Als de ‘waarom’ niet duidelijk is, blijft het iets waar mensen geen tijd voor nemen. Daarna maak ik de vertaalslag van visie naar actie. Want je kunt wel van alles bedenken en op papier zetten, maar als je er niet naar handelt heb je er natuurlijk niets aan. We sparren in de workshops daarom over concrete situaties op de werkvloer. Hoe gaat het in jouw team, en waar heb je hulp bij nodig?”

Een tastbaar resultaat

Na iedere workshop mogen de deelnemers feedback geven. Zo is het een lerend proces en is eigenlijk geen workshop hetzelfde. Vanuit deze feedback is ook iets tastbaars ontstaan: een boekje. Frederiek: “Eén van onze principes is ‘Klanten praten, wij luisteren en vragen door’. Dat betekent onder meer dat de behoefte van de klant het vertrekpunt is van ons handelen. Bij de workshops van Ruud zijn onze medewerkers die klant. Zij hadden behoefte aan een boekje waarin de principes in tekeningen worden uitgebeeld, zodat het gaat leven. Dat boekje is inmiddels gerealiseerd en wordt nu aan het begin van iedere workshop uitgedeeld. En het wordt op de werkvloer ook al gebruikt – mooi om te zien.”

In de doe-modus

Het boekje is tot nu toe het meest concrete resultaat van het traject met Ruud. “Mensen vragen me ook regelmatig of ik de tekeningen uit het boekje naar ze wil mailen, zodat ze die met hun team kunnen delen. Andere concrete resultaten hebben meer tijd nodig – gedragsverandering moet je nu eenmaal in de tijd wegzetten. Maar er is al meer bewustwording en ik zie en hoor al dat er dingen veranderen. We zitten in de doe-modus, en dat is precies wat we wilden.”