De stand-up meeting tot een succes maken? Vermijd dan deze valkuilen

In deze blog van consultant en trainer Arnold Verhagen ontdek je wat een écht goede stand-up meeting je oplevert, maar ook welke valkuilen dit succes onderuit kunnen halen.

Een stand-up meeting is een dagstart waarin een team elkaar in slechts tien tot vijftien minuten up-to-date brengt. Het is overal toepasbaar – bij ICT-bedrijven en bij bedrijven in de industrie, bij uitvoerende teams en in het MT. Ook is het een goed middel om mensen in de hele organisatie betrokken te maken bij continu verbeteren. Er is altijd iemand voorzitter van de stand-up, vaak een leidinggevende, maar ieder teamlid rapporteert zélf over zijn voortgang. Zo zorgt het invoeren van een dagelijkse stand-up ervoor dat ieder teamlid zijn eigen verantwoordelijkheid neemt en zelfstandig nadenkt over zijn werk. Hoe verliep de vorige werkdag? Waar liep ik tegenaan in het werkproces? Welke resultaten kan ik delen, bijvoorbeeld op het gebied van kwaliteit, efficiency of kosten? En wat verwacht ik van de dag van vandaag… zijn er problemen die ik moet aankaarten, zodat we op tijd actie kunnen ondernemen?

Verbeteren in het dagelijkse werk

Met een stand-up verbeter je dus in het dagelijkse werk, en dat zorgt voor snelle resultaten. Iedere dag weer blik je terug én vooruit en spar je als team over mogelijke oplossingen voor problemen en over verbeteringen. Zo blijft er niets liggen. Ook leg je met een stand-up niet alle druk bij één leidinggevende. Die leidinggevende hoeft niet voor zijn hele team te denken, maar kan zich bezig houden met wat voor hem belangrijk is. Verder creëer je met een stand-up stapje voor stapje een verbetercultuur waarbij iedereen zich betrokken voelt. Komen er uiteindelijk grote verbeterprojecten op de agenda te staan, dan kunnen medewerkers daar veel sneller in meedraaien – ze zijn het continu verbeteren immers al gewend. En bovendien voelen medewerkers zich gehoord. De stand-up meeting is voor hen een platform waar ze hun ei kwijt kunnen. Ze krijgen hier de ruimte om ideeën aan te dragen en hun eigen werk te verbeteren.

Stand-up meeting versus Kaizen

Een methode die vaak naast óf in plaats van de stand-up meeting wordt ingezet, is Kaizen. Je start dan kleine verbeterprojecten op, bijvoorbeeld om klachten te verminderen of om de productie te verbeteren. Wil je hier meer over weten? Op onze website vind je een mooie case van DSM Stanyl, waar te vaak producten werden gemaakt die niet aan de specificaties voldeden. Kaizen heeft vele voordelen, en het beste is dan ook om Kaizen en de stand-up meeting te combineren. Maar wil je voor één van de twee gaan, en dat is hoe veel organisaties beginnen, dan is de stand-up de beste keuze. Bij Kaizen haal je namelijk mensen uit hun werk om het verbeterproject uit te voeren. Zoals je in de case van DSM kunt lezen: “Voor een Kaizen moet je de mensen vrijmaken. Ze mogen in deze periode niet aan andere zaken werken. Want als er afleiding is, gaat het geen succes worden. Een Kaizen is intensief, want het komt bovenop het normale werk en dat geeft een behoorlijke druk op de organisatie. Pas daarna pluk je er de vruchten van.” Een stand-up is gericht op het dagelijkse werk, waardoor je er geen mensen voor hoeft uit te plannen en er geen werk blijft liggen. Ook kijk je met een stand-up altijd naar de dag van gister, terwijl het bij Kaizen gaat om trends die je al langere tijd ziet. Met een stand-up hoef je niet te wachten tot het een trend wordt, ben je problemen voor én worden bedrijfsdoelstellingen dus sneller gehaald.

De stand-up als one-man-show

Een stand-up meeting levert, ook ten opzichte van Kaizen, dus veel op. Maar er zijn ook valkuilen. De eerste valkuil die op de loer ligt is dat het alsnog een one-man-show van de leidinggevende wordt. Mensen moeten leren om zelf hun verantwoordelijkheid te nemen, en de leidinggevende kan dit leerproces maken of breken. Maken door te erkennen dat het inderdaad een leerproces is en dat het niet meteen perfect hoeft te gaan. Breken door toch iedere keer weer het voortouw te nemen en medewerkers niet voldoende ruimte te geven.

Acties noteren die resultaat opleveren

Ook het niet noteren van acties is een valkuil. Worden er problemen aangekaart die om opvolging vragen zónder dat daar direct, tijdens de stand-up, duidelijke acties aan worden gekoppeld? Dan is de kans groot dat dit probleem in de vergetelheid raakt en alsnog niet wordt opgepakt. Gebeurt dit vaker, dan ontstaat er op den duur irritatie in het team. Want hoewel een stand-up kort en krachtig is, is het alsnog zonde van de kostbare tijd als het geen concrete verbeteringen in het dagelijkse werk oplevert. Dé tip voor de voorzitter van de stand-up is dan ook om acties te noteren en hier altijd de volgende stand-up meeting op terug te komen. Zo creëer je eigenaarschap en werk je vanuit de gedachte dat het resultaat moet opleveren.

Kwalitatief hoogstaande acties uitvoeren

Let er overigens wel op dat de kwaliteit van de acties hoog is. Stel dat er in het productieproces een fout doorheen is geglipt omdat iemand iets had moeten controleren wat hij niet heeft gedaan. Deze fout komt tijdens de stand-up aan het licht en als actie wordt genoteerd dat de persoon die het had moeten controleren hier op wordt aangesproken. Als dit inderdaad gebeurt, kun je in principe van een succesvolle actie spreken. Maar hoe effectief is deze actie dan geweest? Denkt deze persoon ook over een maand nog aan die controle, of over een half jaar? De genoteerde actie had ook kunnen zijn om een stap in het proces in te bouwen – denk aan een signaal of zwaailicht – waardoor die controle nooit meer vergeten zou worden. Dat was een veel effectievere actie geweest.

Meer weten? Bekijk het webinar!

Naast de drie genoemde valkuilen speelt ook het gedrag van de deelnemers een belangrijke rol. Ook dit gedrag kan ervoor zorgen dat een stand-up meeting niet het gewenste effect oplevert en (daarom) wordt gezien als tijdsverspilling. Een gemiste kans… Wil je weten wat deze valkuilen in gedrag zijn en natuurlijk hoe je ze voorkomt? Onlangs organiseerden we het webinar ‘De tien grootste valkuilen in gedrag wat betreft stand-up meetings’. Heb je dit gemist? Hier kun je het opgenomen webinar alsnog gratis bekijken! Na het volgen van dit webinar heb je concrete tools in handen om de stand-up meeting tot een succes te maken. Bekijk het webinar dus vandaag nog.

Lean training volgen

In onze Lean en Lean Six Sigma trainingen wordt eveneens in gegaan op de stand-up meeting als onderdeel van effectiever en efficiënter, maar ook prettiger werken. Op de pagina Lean Green Belt training vind je meer informatie en kun je ook een flyer downloaden.

Of neem contact met ons op voor een afspraak

Bel of mail ons dan gerust via 053 – 20 30 240 of via onderstaand contactformulier.