Standup meeting
Veel verbeterinitiatieven mislukken omdat de projecten te groot zijn. Waarom hebben grote projecten meer kans om te mislukken? Dit komt enerzijds omdat grote projecten inhoudelijk meer complex zijn. Het vergt veel meer van de projectmanager en van het team.
Anderzijds duren grote projecten te lang, waardoor na verloop van tijd het succes et lang uitblijft. Hierdoor lopen projecten vertraging op en is de kans groot dat het project verdrongen wordt door andere prioriteiten. Als er meerdere projecten achter elkaar mislukken of uitlopen, zal de weerstand deze nieuwe projecten steeds groter worden.
Het is veel effectiever om meerdere kleinere projecten achter elkaar uit te voeren. Dit is minder complex en het behalen van een bepaald resultaat binnen een afzienbare tijd geeft energie aan het team en de organisatie. Kortcyclisch verbeteren, ook wel ‘Short Interval Management’ genoemd, is de basis voor o.a. Kaizen en Scrum.
Kortcyclisch verbeteren wordt vaak ondersteund door dagelijkse stand-up meetings rondom het verbeterbord met het team, ook wel ‘Lean Daily Management’ genoemd. De dagelijkse stand-up meetings worden vaak aan het begin van een dag of halverwege de dag gehouden om de resultaten en problemen te communiceren. Het doel is om deze meetings kort en zakelijk te houden. Normaal gesproken duurt een bijeenkomst rond de 10 tot 15 minuten en wordt staande uitgevoerd. Dat is efficiënter dan zittend met een kop koffie. De bijeenkomst wordt gehouden op de ‘Gemba’, de werkvloer. De locatie van de bijeenkomst is een vaste locatie op de werkvloer die speciaal voor dit doel is ingericht met visuele management borden.
Terugkijken – Beschouw de prestatie van het vorige interval:
- Hebben we de gestelde output behaald?
- Zijn we kwaliteitsprobleem tegengekomen?
- Hebben we de acties afgerond die waren bepaald in het vorige interval?
- Zijn de acties effectief of zijn aanvullende acties nodig?
Vooruitkijken – Bespreek de doelen voor het volgende interval:
- Wat is de vereiste output?
- Hebben we de benodigde middelen?
- Wie hebben hulp nodig om hun doelen te bereiken?
- Welke specifieke acties zijn nodig?