A3-denken, wat is het? Méér dan alleen het formaat!

Een organisatie die serieus bezig is met A3-denken, is op de eerste plaats bezig met het ontwikkelen van mensen op het gebied van het doelmatig toepassen van het A3-denken om daarmee problemen effectief op te lossen.

A3-denken, wat is het?

A3-denken is om te beginnen eenvoudig en logisch. Daardoor is de methodiek in alle lagen van uw organisatie toepasbaar, ongeacht het opleidingsniveau van de medewerkers. De rode draad in de methode is het ontwikkelen van mensen tot continue verbeteraars. De methode vindt zijn oorsprong binnen Toyota, waar Taichi Ohno een van de drijvende krachten achter het ontwikkelen en verder verfijnen van deze methode was. Ohno is ook degene die aangaf dat A3-denken een middel is en geen doel. Het uiteindelijke doel is continu verbeteren. A3-denken faciliteert de organisatie en haar mensen om dit te bereiken.

Continu verbeteren betekent een beetje beter elke dag. Iedere medewerker is voortdurend op zoek naar verbetermogelijkheden. Wat kan er beter? Wat houdt ons tegen? Kunnen we ons proces nog meer uitdagen?

Een ander belangrijk kenmerk van A3-denken is de rapportagemethode. Hier komt het A3 papierformaat om de hoek. Als je weinig plek hebt, zul je bondig moeten formuleren. Je kunt dus enkel de essentie van je onderwerp communiceren. En dát is een van de kernpunten van A3-denken; goed samenvatten en concreet formuleren.

A3 Denken: Vanuit een intrinsieke motivatie willen medewerkers procesmatig continu verbeteren op basis van de correcte en actuele gegevens.

A3 Doen: A3 denken leidt tot het adequaat toepassen van methoden, technieken en het rapportageformaat en uiteindelijk tot betere probleemoplossingen.

De werkvloer is dé plaats waar A3-teams te vinden zijn. Hoe dichter bij het proces wordt gezocht naar de oplossing, hoe effectiever. Direct betrokkenen zijn ook écht direct betrokken en maken deel uit van het team.

Er zijn drie soorten A3-methoden: De probleemoplossende A3, de voorstel-A3 en het A3-statusrapport als samenvatting van een van de eerste twee. Deze white paper focust op de probleemoplossende A3, de meest gebruikte.

Dat laatste is een schijnbare tegenstelling. Wat hij hier bedoelt is: we zullen streven naar perfectie, maar dat niet bereiken. Vandaar dat we ons moeten wapenen tegen verkeerd gedrag. Dat doen we door ons strikt te houden aan beproefde methoden en technieken. Totdat het in ons DNA is ingebakken.

Wanneer zijn we succesvol? Als we problemen vanzelf gaan herkennen, het probleem volledig oplossen en ook zeker weten dat het probleem is opgelost.

De PDCA cirkel is een visualisatie van de stappen die binnen A3-denken worden doorlopen. Opvallend is dat er veel tijd wordt genomen voor het juist voorbereiden van de verandering (verbetering) die vervolgens in korte tijd succesvol wordt uitgerold. Hierdoor zal het totale traject korter duren en het resultaat zal beter en duurzaam zijn.

1. Inventariseer mogelijke problemen, kies er één uit en selecteer een team.
2. Stel het verbeterdoel vast via SMART-criteria en stel tijd beschikbaar.
3. Analyseer het probleem, inventariseer mogelijke oorzaken, betrek de omgeving (interne klant) erbij.
4. Bedenk mogelijke oplossingen en maak hieruit een goede keuze.
5. Werk een invoeringsplan uit, presenteer de voorstellen aan het management en vraag goedkeuring om de plannen uit te voeren.
6. Voer het invoeringsplan uit.
7. Meet het effect van de oplossing. Gebruik daarbij de eerdere registraties.
8. Standaardiseer de verbeterde werkwijze.

7 elementen

Binnen het A3-denken worden voortdurend en parallel 7 elementen toegepast. Dit is dus geen 7-stappenplan maar een zevental randvoorwaarden. Anders gezegd: een manier van denken om mensen te ontwikkelen tot steeds betere probleemoplossers.

1: Logisch denkproces

• Discipline in PDCA en gestandaardiseerde methode.
• Root cause georiënteerd.

2: Objectiviteit

• Gebruik data om het probleem correct te omschrijven.
• Toets op verkeerde aannames en foute conclusies.

3: Resultaten en proces

• 50/50; beiden zijn even belangrijk om blijvend te verbeteren.
• Dus: bereik resultaten met een uitstekend verbeterproces.

4: Synthese, distilleren en visualiseren

• A3-rapporten zijn beknopt.
• Toon de belangrijkste gegevens uit alle analyses.

5: Afstemming

• Zorg dat alle betrokkenen het eens zijn over oorzaak van het probleem en de tegenmaatregelen.

6: Samenhangende en gestandaardiseerde aanpak

• Er is samenhang tussen het probleem en de uiteindelijke doelstelling van de organisatie. Verder zijn bijvoorbeeld tegenmaatregelen altijd het resultaat van een Root Cause Analyse.
• Door de gestandaardiseerde aanpak zijn A3-s door iedereen in de organisatie te begrijpen.

7: Systeemfocus

• Begrijp hoe de tegenmaatregelen het hele proces (positief) beïnvloeden.
• Tegenmaatregelen mogen niet leiden tot nieuwe problemen.

Dit leidt tot een uiterst snelle uitvoering van de verbeteringen. Indien alles in de plan-fase goed is voorbereid, zal na de uitvoering blijken dat de doelen zijn gehaald. In dat geval is de laatste stap het borgen van de nieuwe, verbeterde situatie. Zo niet, dan wordt het stappenplan opnieuw doorlopen om in tweede instantie het doel te bereiken.

Symbol methode

Binnen A3-denken gaat het niet alleen om het oplossen van problemen maar ook om het ontwikkelen van mensen tot steeds betere probleemoplossers. Dit sluit naadloos aan op de aanpak van Symbol. Wij leiden mensen op in verschillende methoden en technieken tot een theoretisch en praktisch niveau dat voldoende is om zelfstandig het geleerde in de praktijk te kunnen brengen binnen de eigen organisatie.

Op het gebied van A3-denken heeft Symbol een uitgebalanceerd trainingsprogramma opgesteld. Hierbinnen wordt in twee dagen de theorie getraind aan de hand van een of meerdere praktijkcases. Eventueel kan een training geheel op maat in-company worden gegeven waarbij medewerkers worden uitgedaagd om eigen praktijkcases mee te nemen die in de trainingsgroep worden behandeld. Neemt u gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.