SEKISUI S-Lec B.V. Geleen behaalt met Symbol het ISO9001-certificaat

Symbol, een jarenlange relatie

Ruud Verheijen: “We hebben twee fabrieken, één in Roermond (filmproductie) en één in Geleen (resin productie). Zelf ben ik als Manager Technology werkzaam bij de vestiging in Geleen. Voorheen werd onze ISO9001-certificering centraal vanuit Roermond geregeld, onder begeleiding van Symbol. Tegenwoordig zijn we in Geleen zelf verantwoordelijk om deze certificering te regelen en behalen, en dit kwam op mijn bordje te liggen. Ik had hier echter niet de capaciteit en ook niet de kennis voor in huis. Vandaar dat ik Symbol – met wie we dus al jarenlang een goede relatie hebben – heb aangesloten.”

Interne bewustwording rondom ISO

Om de interne audit uit te voeren – een zogeheten GAP-analyse – is een partner van Symbol betrokken, Harry Muijzers. Hij heeft ook alle managers een korte ISO9001-training gegeven, om zo commitment op het onderwerp te creëren. Vanuit Symbol zelf heeft junior consultant Youp Lotgerink het project opgepakt. “De GAP-analyse was een nulmeting: wat moet er per afdeling nog gebeuren om de ISO-certificering te behalen? Om hier scherp op te kunnen zijn, heb ik alle bevindingen in Excel gezet zodat we vanuit één bestand de actiepunten en de bijbehorende status konden bijhouden”, vertelt Youp. “Ook heb ik mijn tijdelijke collega’s bewust gemaakt over hun rol in het proces. ISO is namelijk iets van de hele organisatie, niet iets van één afdeling of zelfs één persoon. Iédereen heeft zijn verantwoordelijkheid. Daarnaast stijgt het kennisniveau in een organisatie alleen als mensen zélf aan de slag gaan, niet als het werk voor hen gedaan wordt. Daarom heb ik vooral de rol van moderator op mij genomen en veel minder die van uitvoerder.”

De boodschap laten landen

“Youp heeft dit ontzettend goed opgepakt”, vult Ruud aan. “Niet alleen heeft hij alle GAP’s gekwalificeerd en vastgelegd, hij heeft ook de communicatie met de verschillende afdelingen op zich genomen. Dat draaide, zoals Youp al aangeeft, vooral om bewustwording: waarom is het belangrijk dat we dit actiepunt oppakken en hoe kun je dit het beste doen? Zo zijn stap voor stap alle GAP’s getackeld. Youp voelde daarbij goed aan wie wat nodig had. Bij de ene manager liet hij het wat meer gaan, bij een ander zat hij er juist bovenop. Hij is dan wel een junior consultant, maar in zijn communicatie is hij heel volwassen. Door zijn goede manier van communiceren landde zijn boodschap en werden mensen enthousiast.”

Van training tot gebruiksvriendelijk dashboard

“Ook inhoudelijk voelde Youp goed aan wat onze organisatie nodig had”, gaat Ruud verder. “We werken bijvoorbeeld met het documentbeheersysteem ManualMaster. Youp zag een groot gat tussen wat er al in het systeem stond en wat er volgens de ISO-norm eigenlijk in zou moeten staan. Hij ontdekte ook de reden: mensen hadden te weinig systeemkennis en konden dus niet goed genoeg met het pakket werken. Youp heeft daarom voorgesteld om alle mensen te trainen die voor een afdeling verantwoordelijk zijn voor de documenten, en hij heeft collega’s van onze vestiging in Roermond gevraagd om de training te verzorgen. Nu wordt ManualMaster op de juiste manier gevuld. Ook heeft Youp een dashboard gemaakt waarin alle ISO9001-parameters samenkomen. De planning, de status, onderliggende KPI’s: alles staat erin. Omdat we het dashboard gemakkelijk zelf kunnen bijhouden, staan we volgend jaar niet voor dezelfde uitdaging als dit jaar. ISO is dankzij Youp iets waar we doorlopend aan werken, niet alleen vlak voor een audit.”

Capaciteit, kennis en bewustwording

Op 7 april 2022 heeft SEKISUI S-LEC in Geleen de TÜV Audit succesvol gehaald. Youp: “We hadden nul non-conformances en slechts één opportunity for improvement – een groot succes! Ik ben trots dat ik hier mijn bijdrage aan heb mogen leveren.” “En we hadden het ook niet zonder Youp gekund”, vult Ruud aan. “Voor de start van ons traject met Symbol was er te weinig capaciteit, kennis en bewustwording. Dankzij de doelgerichtheid van Symbol en Youp hebben we die drie dingen in korte tijd kunnen verbeteren. En het behalen van ons certificaat is natuurlijk de kers op de taart.”