De noodzaak van een Sales & Operations Planning
De samenwerking tussen de afdeling Productie en Verkoop is niet altijd vanzelfsprekend. Misschien herken je het wel binnen je eigen organisatie? Verkoop vraagt altijd net producten die niet op voorraad zijn en Productie produceert niet altijd volgens de forecast van Verkoop. Wat is de reden hiervoor? En hoe kan er wel optimaal worden samengewerkt? Een Sales & Operations Planning brengt uitkomst! Lees in deze blog waarom een goede Sales & Operations Planning veel misstanden in de vorm van hoge tussenvoorraden en niet op tijd kunnen leveren kan oplossen, met als gevolg een besparing in kosten door lagere voorraden en een hogere klanttevredenheid door betere leveringen.
Meer weten?
Onze specialiteit is het realiseren van duurzaam resultaat via organisatieontwikkeling en procesverbetering met als resultaat een hoger rendement, een hogere klanttevredenheid en een hogere medewerkerstevredenheid. En onze ervaring is dat het altijd anders en beter kan! Wil je weten wat er verbeterd kan worden binnen jouw organisatie? Maak dan vrijblijvend een afspraak. We komen graag langs om de mogelijkheden met je te verkennen en te bespreken.
Overpromising en Under delivering
Meestal wordt de afdeling Verkoop afgerekend op omzet. Bij de Productieafdeling daarentegen gaat het om de kosten per productie-eenheid. Door deze werkwijze ontstaat het risico dat Productie voorraadproducten maakt die door Verkoop niet worden verkocht en dat Verkoop producten verkoopt die Productie niet op tijd kan leveren. Daarbij heeft Verkoop de neiging om meer verkoop te prognotiseren dan dat er daadwerkelijk aan orders binnenkomt.
Deze “overpromising and under delivering” resulteert in het eenzijdig corrigeren van de verkoopverwachtingen door Productie. Er wordt besloten om minder te produceren dan volgens de prognose van Verkoop noodzakelijk zou zijn. Hierdoor blijven namelijk de voorraden laag evenals de kosten.
On Time In Full (OTIF) kunnen leveren
Het probleem ontstaat echter als de door Verkoop verwachte orders ook daadwerkelijk worden ontvangen. Productie kan dan de vraag niet aan met leverproblemen als gevolg. Als daarbij door onvoorziene extra bestellingen, last-minute acties, beloftes aan belangrijke of potentiële klanten of door andere acute zaken de normale vraag naar producten verder wordt verstoord, leidt dat tot overschrijding van de levertijden met ontevreden klanten als gevolg.
Goede afstemming tussen Sales en Operations is dus noodzakelijk. Dit kan met behulp van een Sales & Operations Planning. Dit instrument zorgt ervoor dat deze twee onderdelen binnen een organisatie gaan samenwerken, dezelfde taal gaan spreken en daardoor de klanten weer On Time In Full (OTIF) kunnen gaan beleveren.
Een nieuw planningsproces
Kortom, als er binnen een organisatie geen of te weinig samenwerking is tussen Verkoop en Productie, leidt dit tot slechte service, te late of niet volledig geleverde bestellingen, te hoge of juist te lage voorraden en uiteindelijk tot teruglopende verkopen. Met behulp van een Sales & Operations Planning wordt de productiecapaciteit afgestemd op de verwachte verkoop. In de praktijk betekent dit dat het planningsproces vanaf de basis opnieuw moet worden opgebouwd door Verkoop en Productie samen.
In dit nieuwe proces maakt Verkoop elke maand een nieuwe (voortschrijdende) verkoop voorspelling per productfamilie voor 18 tot 24 maanden. Deze voorspelling dient een zo goed mogelijke weergave te zijn van de werkelijke verwachtingen, hetgeen betekent dat het kan afwijken van het gestelde budget of de target. Omdat Productie plant in productie-eenheden (en niet in Euro’s), dient Verkoop deze voorspelling uit te drukken in de door de Productie gebruikte eenheden zoals kilo’s, liters of stuks. De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor alle verschillen (zowel positieve als negatieve) tussen de korte termijn voorspelling en de werkelijk verkochte hoeveelheden ligt bij Verkoop.
Productie zal deze forecast per productfamilie vergelijken met de eventuele productiebeperkingen (bottlenecks) en reageren op alle capaciteitsproblemen die op korte, middellange en lange termijn zichtbaar zijn. Dit kan door capaciteitverhogende maatregelen te nemen (korte termijn), projecten op te starten en uit te voeren (lange termijn) of door de (buffer)voorraden aan te passen. Elke maand wordt een cyclus uitgevoerd waarbij de actuele verkoop van de afgelopen 3 jaar wordt gebruikt om een statistische voorspelling (Winters’ Method) van de verkopen te genereren voor de komende 18 tot 24 maanden. Verkoop past deze statistische forecast aan met hun markt- en klantinformatie en Productie optimaliseert hun capaciteit vervolgens op basis van deze de data.
Het resultaat?
Het resultaat van deze Sales & Operationsplanning is een verbetering van de servicegraad (OTIF) voor de klant, lagere voorraden en dus ook lagere kosten. Bovendien is de communicatie tussen Verkoop en Productie verbeterd met als gevolg geen grote verrassingen meer, minder pieken en dalen in de Productie, minder stress bij de medewerkers en een continue voortschrijdende realistische verkoopverwachting als betrouwbare input voor de jaarplanning.